5 tips om je werkoverleg te innoveren

Nederland heeft een echte vergadercultuur. We overleggen en analyseren en er met elkaar wat af. Vervolgens is het belangrijk dat we het wel met elkaar eens zijn over welke oplossing of richting er gekozen wordt. Iedereen moet gehoord worden en er moet draagvlak zijn voor een verandering die ingezet wordt of keuze die gemaakt wordt. Ons poldermodel is een heus ritueel van compromissen sluiten.

Het grote voordeel van onze vergadercultuur is dat het ook een sociale bezigheid is. Medewerkers krijgen op deze manier aandacht en erkenning. Ze doen ertoe en kunnen hierdoor bevlogen ambassadeurs zijn van een beoogde verandering of besluit.

Onze vergadercultuur heeft echter ook zo z’n nadelen. Vergaderingen duren erg lang, we zijn er ongelooflijk druk mee (voorbereiden, vergaderen, uitwerken van notulen en actielijsten, etc.) en het is weinig actiegericht. Bovendien zijn die lange vergaderingen vaak oersaai. Daarom geven we je 5 tips om je werkoverleg te innoveren.

Nodig eens iemand bij je vergadering uit die niets met het overleg van doen heeft. Iemand van buiten je organisaties bijvoorbeeld. Vraag diegene eens om een paar vergaderingen bij te wonen als fly on the wall. Welke patronen ziet hij of zij in de vergadering? Kijk eens hoe je deze patronen kunt doorbreken. Spreek bijvoorbeeld met elkaar af dat je in de eerstvolgende vergadering geen enkel bekend patroon mag volgen. Welke innovatieve nieuwe ideeën ontstaan er? Wat levert het je op? Spreek met elkaar af dat je regelmatig nieuwe vormen bedenkt, want voor dat je het weet ontstaan er nieuwe patronen.

Zitten bij jullie ook steeds dezelfde gezichten aan de (digitale) vergadertafel? De grote vraag is of dit nog wel ten goede komt aan het creëren draagvlak binnen de organisatie die we in Nederland blijkbaar zo belangrijk vinden. De kans is groot dat altijd dezelfde managers met elkaar aan in overleg zitten (beter bekend als het managementteam) en binnen project altijd de vaste leden van het projectteam. Dikke kans dat de ideeën en verbeterplannen weinig vernieuwend zijn. Betrek regelmatig andere organisatieleden bij de overleggen of beter nog: maak een roulatiesysteem. Niet willekeurig natuurlijk. Betrek bij specifieke onderwerpen of projecten medewerkers met een specifieke interesse of talent. Als je niet weet wat de interesses of talenten van je medewerkers of teamleden zijn, dan heb je dus nog wat te doen. Sla eens een paar vergaderingen over om beter kennis te maken met je medewerkers of teamleden. En sta er eens bij stil: heb jij of hebben zij echt wat gemist nu je er niet was als je de notulen leest? Of is het FOMO (Fear Of Missing Out)?

Daag elkaar eens echt uit om eerlijk te zijn. Vertrouwen is de basis voor een goede samenwerking. Wanneer er vertrouwen is, voelen medewerkers zich op hun gemak, kunnen ze volledig zichzelf zijn en is er voldoende basis om echt eerlijk te zijn naar elkaar en zaken in te brengen die anders niet boven tafel zouden komen. Er is geen angst voor conflicten. Sterker nog: er worden dan productieve, ideologische conflicten gevoerd in de vergadering. Volgens Lencioni ligt hier een belangrijke rol voor leider. En dat is: niet te snel ingrijpen bij conflicten of medewerkers in bescherming nemen en zelf passend conflictgedrag vertonen. Wil je hier meer over weten? Lees dan ‘De 5 frustraties van teamwork’ van Patrick Lencioni.

Blijf eens niet stil zitten aan de vergadertafel of achter je computer bij een onlineoverleg, maar ga eens staan of beter nog: kom in beweging. De sta bureaus en deskfietsen zie je steeds vaker in kantooromgevingen en thuiswerkplekken verschijnen. Het werkt productiviteitsverhogend en een aantal mensen geeft zelfs aan beter te kunnen luisteren en focussen. Er zijn ook eenvoudigere en goedkopere manieren te bedenken, die je vandaag meteen kunt inzetten: ga eens met elkaar naar buiten en vergader al wandelend met elkaar. Lekker in de buitenlucht. Allemaal in dezelfde omgeving bij elkaar of ieder z’n eigen route online. Soms is het makkelijker om elkaar te zeggen wat je ergens ècht van vindt als je elkaar niet aan hoeft te kijken. En luisteren lukt vaak ook veel beter. Bovendien zorgt een groene omgeving voor meer creativiteit, een hogere vitaliteit en werkt stress verlagend, blijkt ook uit onderzoek van de WUR.

Start een vergadering eens met een spel. Het voordeel van een spel is dat iedereen die deelneemt aan de vergadering betrokken en gehoord wordt. En dat op een informele manier, waardoor er een gevoel van veiligheid ontstaat om datgene te zeggen wat je echt vindt of denkt. Je kunt een kaartspel inzetten, dobbelen of maak een soort ganzenbord op basis van de verschillende vergaderonderdelen. Spelen bevordert de autonomie, werkt stress verlagend en het oplossend vermogen wordt vergroot blijkt uit onderzoeken. Bovendien leer je veel van spelend ontdekken.

Met deze 5 tips maak je niet alleen je vergaderingen en werkoverleggen interessanter en leuker, je werkt ook aan het bevorderen van meer flow binnen je team of organisatie. En dat levert aanzienlijke voordelen op: medewerkers zijn productiever, innovatiever, werken aan hun ontwikkeling en zijn bovendien vitaler.

In de tips hebben we namelijk een aantal belangrijke flow factoren verwerkt, zoals: loskomen van geconditioneerde patronen, (psychologische)veiligheid en vertrouwen en het benutten van talent.

Wil je meer weten over flow en hoe je flow kunt stimuleren binnen je team of organisatie? Lees dan alles over flow.

Ben je benieuwd naar de spelvormen die wij hebben ontwikkeld of wil je eens wat inspiratie opdoen? Bekijk een kleine greep uit ons spelaanbod staat. Voel je vooral vrij om eens contact met ons op te nemen. Wij zijn namelijk regelmatig in flow en bruisen van de ideeën. Misschien is ons volgende idee voor jou?