5 tips voor goed feedbackgesprek

Eerder schreven we een artikel over hoe je een feedbackgesprek eenvoudiger, efficiënter en leuker maakt door de tussentijdse informele gesprekken laagdrempelig te benutten. Bijvoorbeeld door een spelvorm te gebruiken.

Toch kunnen er ook feedbackgesprekken nodig zijn waarbij zo’n informeel gesprek niet goed past. Bijvoorbeeld als de samenwerking niet lekker loopt of als iemand zijn gedrag niet past bij wat je met elkaar voor ogen had of afgesproken hebt. Hoe pak je zo’n gesprek dan goed aan om je boodschap goed over te brengen, ervoor te zorgen dat de ander ook iets met jouw feedback kan doen, zonder dat je de relatie op scherp zet? Daarom geven we je in dit artikel 5 tips voor een goed feedbackgesprek.

Een goede voorbereiding is het halve werk, dus bereid je feedbackgesprek goed voor. Weet wat je wilt zeggen en hoe je het wilt zeggen en zet dat op papier. Als het goed voorbereid op papier staat, kan het uit je hoofd en hoef je er niet meer over te piekeren. Dat geeft rust. Voor jou en voor de ander tijdens het gesprek. Een script geeft je houvast. Zonder script kun je je in het gesprek verliezen in emoties of word je soms onbewust een andere kant op getrokken, waardoor je het gesprek niet meer in de hand hebt. Kies een methode die past bij de feedback die je wilt geven en schrijf korte heldere zinnen op die je wilt uitspreken. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van de 4-G methode:

1. Benoem het feitelijke gedrag:
   Bv. Ik hoor en zie dat je dagelijks veel vragen stelt over het project en de planning
2. Benoem het effect op jouw gevoel/gedachten
   Bv. Het komt op mij over alsof je het project niet los kunt laten. Ik voel me gecontroleerd.
3. Benoem wat het gevolg (in jouw gedrag) is
   Bv. Daardoor heb ik steeds minder zin om je te informeren over lopende zaken.
   Check of de ander dit begrijpt
4. Benoem wat je graag zou zien en probeer tot een oplossing of afspraak te komen
   Bv. Ik vraag je om opmerkingen en vragen te bewaren tot de vergadering.

Checkvraag: “Kunnen we dit zo afspreken?”

Je kunt hieraan ook nog een 5^e stap van toevoegen door te vragen hoe de ander de situatie waarneemt. Welk gevoel levert dat bij hem/haar op? Wat heeft de ander nodig? Door je in de ander in te leven, investeer je in de relatie en kun je samen een passende oplossing vinden die voor beiden goed is.

Informatie die je ontvangt, bijvoorbeeld in de vorm van feedback gaat in je brein razendsnel door een aantal filters heen. Via die filters interpreteren we de informatie die we krijgen, waardoor er een gevoel of een betekenis ontstaat. Omdat de verwerking van die informatie in ons brein heel snel gaat, zijn we ons er meestal niet van bewust. Hoe we de feedback interpreteren is erg bepalend voor hoe we omgaan met de feedback. Filters zijn: waarden en normen, overtuigingen, ervaringen en herinneringen, enzovoorts. En die waarden, normen, overtuigingen, ervaringen en herinneringen zijn voor iedereen verschillend. Wanneer jij je boodschap overbrengt met jouw waarden en jouw ervaringen, houd er dan rekening mee dat een ander andere waarden en ervaringen kan hebben die de boodschap kleuren. De boodschap kan bij de ander dus heel anders binnenkomen dan jij bedoeld hebt. Je kunt dit voorkomen door vooral open vragen te stellen en goed te luisteren, zonder meteen iets voor een ander in te vullen of te beoordelen.

Goed luisteren naar de ander, voorkomt veel ruis en gedoe.
Er zijn 5 verschillende manieren van luisteren met elke een andere mate van betrokkenheid bij de ander. Van lage betrokkenheid naar hoge betrokkenheid zijn de verschillend manieren:

1. De ander negeren door de ander niet aan te kijken en niets te doen. Je voelt je niet betrokken bij de ander.
2. Doen alsof je luistert door te hummen of ja/nee te zeggen, maar niet kunnen herhalen of samenvatten wat iemand heeft gezegd. Je bent er niet bij met je hoofd en hart.
3. Selectief luisteren door specifieke delen uit te lichten en te betrekken op jezelf “Dat heb ik ook meegemaakt…” of “Dat herken ik…”. Je bent meer met jezelf bezig dan met de ander.
4. Aandachtig luisteren door advies te geven en oplossingen aan te dragen. Je herkent wat de ander zegt en voelt, waarbij je vanuit jouw referentiekader reageert/handelt.
5. Empathisch luisteren: Bij empathisch luisteren gaat het erom je gesprekspartner goed te begrijpen. Door empathisch te luisteren werk je aan het versterken van de relatie en het (wederzijds) vertrouwen. Empathisch luisteren gaat verder dan aandachtig luisteren. Je verplaatst je in je verbeelding in de gedachten van de ander, waardoor je de ander zijn gevoelens en standpunten begrijpt. Je bent dan beter in staat om te handelen vanuit verschillende perspectieven, waardoor je effectiever kunt communiceren en de kwaliteit van je handelen toeneemt.

Of je nu face-to-face een feedbackgesprek voert of online en op afstand: creëer de juiste omstandigheden.

Zorg bijvoorbeeld voor een veilige omgeving. Kies een aparte (online) ruimte voor het gesprek waar je niet gestoord wordt en stel je gesprekspartner op zijn gemak.

Zorg voor focus. Maak je hoofd vrij van andere zaken die spelen. Bedenk dus vooraf wat je nodig hebt om in het hier en nu te kunnen zijn en doe dat eerst. Neem even een kop koffie of thee en vertel wat je achter wilt laten voordat je het gesprek start. Dan zoemen er niet steeds allerlei gedachten in je achterhoofd mee die je afleiden van het gesprek. Neem de tijd om je volledig op het gesprek te kunnen richten.

Laat waardeoordelen achterwege. Misschien ken je de afkortingen wel:

• Gebruik NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander
• Laat OMA thuis: Probeer je Oordelen, Meningen en Adviezen voor je te houden

Luister met een open houding naar de ander en denk nog even aan tip 3 empathisch luisteren.

Vraag door aan de hand van wat je hebt gehoord. Bijvoorbeeld: “Dus je zegt…, kun je daar wat meer over vertellen?” Stel je open voor de emoties die je ziet, hoort en voelt en benoem ze. Bijvoorbeeld: “Ik zie/voel/hoor…dat het je raakt” en kijk naar de lichaamstaal: Klopt wat je ziet met wat je hoort? Benoem het waar nodig en check of je interpretatie juist is. We zijn namelijk niet zo goed in het herkennen van lichaamstaal leert dit filmpje van de Universiteit van Nederland.