5 tips voor goed feedbackgesprek

Eerder schreven we een artikel over hoe je een feedbackgesprek eenvoudiger, efficiënter en leuker maakt door de tussentijdse informele gesprekken laagdrempelig te benutten. Bijvoorbeeld door een spelvorm te gebruiken.

Toch kunnen er ook feedbackgesprekken nodig zijn waarbij zo’n informeel gesprek niet goed past. Bijvoorbeeld als de samenwerking niet lekker loopt of als iemand zijn gedrag niet past bij wat je met elkaar voor ogen had of afgesproken hebt. Hoe pak je zo’n gesprek dan goed aan om je boodschap goed over te brengen, ervoor te zorgen dat de ander ook iets met jouw feedback kan doen, zonder dat je de relatie op scherp zet? Daarom geven we je in dit artikel 5 tips voor een goed feedbackgesprek.

1. Maak een script

Een goede voorbereiding is het halve werk, dus bereid je feedbackgesprek goed voor. Weet wat je wilt zeggen en hoe je het wilt zeggen en zet dat op papier. Als het goed voorbereid op papier staat, kan het uit je hoofd en hoef je er niet meer over te piekeren. Dat geeft rust. Voor jou en voor de ander tijdens het gesprek. Een script geeft je houvast. Zonder script kun je je in het gesprek verliezen in emoties of word je soms onbewust een andere kant op getrokken, waardoor je het gesprek niet meer in de hand hebt. Kies een methode die past bij de feedback die je wilt geven en schrijf korte heldere zinnen op die je wilt uitspreken. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van de 4-G methode:

  1. Benoem het feitelijke gedrag:
    Bv. Ik hoor en zie dat je dagelijks veel vragen stelt over het project en de planning
  2. Benoem het effect op jouw gevoel/gedachten
    Bv. Het komt op mij over alsof je het project niet los kunt laten. Ik voel me gecontroleerd.
  3. Benoem wat het gevolg (in jouw gedrag) is
    Bv. Daardoor heb ik steeds minder zin om je te informeren over lopende zaken.
    Check of de ander dit begrijpt
  4. Benoem wat je graag zou zien en probeer tot een oplossing of afspraak te komen
    Bv. Ik vraag je om opmerkingen en vragen te bewaren tot de vergadering.

Checkvraag: “Kunnen we dit zo afspreken?”

Je kunt hieraan ook nog een 5e stap van toevoegen door te vragen hoe de ander de situatie waarneemt. Welk gevoel levert dat bij hem/haar op? Wat heeft de ander nodig? Door je in de ander in te leven, investeer je in de relatie en kun je samen een passende oplossing vinden die voor beiden goed is.

2. Houd rekening met filters

Informatie die je ontvangt, bijvoorbeeld in de vorm van feedback gaat in je brein razendsnel door een aantal filters heen. Via die filters interpreteren we de informatie die we krijgen, waardoor er een gevoel of een betekenis ontstaat. Omdat de verwerking van die informatie in ons brein heel snel gaat, zijn we ons er meestal niet van bewust. Hoe we de feedback interpreteren is erg bepalend voor hoe we omgaan met de feedback. Filters zijn: waarden en normen, overtuigingen, ervaringen en herinneringen, enzovoorts. En die waarden, normen, overtuigingen, ervaringen en herinneringen zijn voor iedereen verschillend. Wanneer jij je boodschap overbrengt met jouw waarden en jouw ervaringen, houd er dan rekening mee dat een ander andere waarden en ervaringen kan hebben die de boodschap kleuren. De boodschap kan bij de ander dus heel anders binnenkomen dan jij bedoeld hebt. Je kunt dit voorkomen door vooral open vragen te stellen en goed te luisteren, zonder meteen iets voor een ander in te vullen of te beoordelen.

3. Empathisch luisteren

Goed luisteren naar de ander, voorkomt veel ruis en gedoe.
Er zijn 5 verschillende manieren van luisteren met elke een andere mate van betrokkenheid bij de ander. Van lage betrokkenheid naar hoge betrokkenheid zijn de verschillend manieren:

  1. De ander negeren door de ander niet aan te kijken en niets te doen. Je voelt je niet betrokken bij de ander.
  2. Doen alsof je luistert door te hummen of ja/nee te zeggen, maar niet kunnen herhalen of samenvatten wat iemand heeft gezegd. Je bent er niet bij met je hoofd en hart.
  3. Selectief luisteren door specifieke delen uit te lichten en te betrekken op jezelf “Dat heb ik ook meegemaakt…” of “Dat herken ik…”. Je bent meer met jezelf bezig dan met de ander.
  4. Aandachtig luisteren door advies te geven en oplossingen aan te dragen. Je herkent wat de ander zegt en voelt, waarbij je vanuit jouw referentiekader reageert/handelt.
  5. Empathisch luisteren: Bij empathisch luisteren gaat het erom je gesprekspartner goed te begrijpen. Door empathisch te luisteren werk je aan het versterken van de relatie en het (wederzijds) vertrouwen. Empathisch luisteren gaat verder dan aandachtig luisteren. Je verplaatst je in je verbeelding in de gedachten van de ander, waardoor je de ander zijn gevoelens en standpunten begrijpt. Je bent dan beter in staat om te handelen vanuit verschillende perspectieven, waardoor je effectiever kunt communiceren en de kwaliteit van je handelen toeneemt.

4. Creëer de juiste omstandigheden

Of je nu face-to-face een feedbackgesprek voert of online en op afstand: creëer de juiste omstandigheden.

Zorg bijvoorbeeld voor een veilige omgeving. Kies een aparte (online) ruimte voor het gesprek waar je niet gestoord wordt en stel je gesprekspartner op zijn gemak.

Zorg voor focus. Maak je hoofd vrij van andere zaken die spelen. Bedenk dus vooraf wat je nodig hebt om in het hier en nu te kunnen zijn en doe dat eerst. Neem even een kop koffie of thee en vertel wat je achter wilt laten voordat je het gesprek start. Dan zoemen er niet steeds allerlei gedachten in je achterhoofd mee die je afleiden van het gesprek. Neem de tijd om je volledig op het gesprek te kunnen richten.

Laat waardeoordelen achterwege. Misschien ken je de afkortingen wel:

  • Gebruik NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander
  • Laat OMA thuis: Probeer je Oordelen, Meningen en Adviezen voor je te houden

Luister met een open houding naar de ander en denk nog even aan tip 3 empathisch luisteren.

Vraag door aan de hand van wat je hebt gehoord. Bijvoorbeeld: “Dus je zegt…, kun je daar wat meer over vertellen?” Stel je open voor de emoties die je ziet, hoort en voelt en benoem ze. Bijvoorbeeld: “Ik zie/voel/hoor…dat het je raakt” en kijk naar de lichaamstaal: Klopt wat je ziet met wat je hoort? Benoem het waar nodig en check of je interpretatie juist is. We zijn namelijk niet zo goed in het herkennen van lichaamstaal leert dit filmpje van de Universiteit van Nederland.

5. Een gesprek dat niet lekker loopt herstellen

Het kan altijd gebeuren dat een gesprek niet lekker loopt. Dat kan allerlei oorzaken hebben. Om het gesprek dan te herstellen is het belangrijk dat je de oorzaak boven water haalt. Dat kun je doen door de verschillende communicatieniveaus door te lopen. Je begint bij de inhoud. De inhoud is waar het over gaat, bijvoorbeeld slecht nieuws tijdens slecht nieuwsgesprek, het onderwerp waar het conflict over gaat in conflictsituatie, etc. Het gaat over wat zich afspeelt.

Als je niet met elkaar vastloopt op het de inhoud, kijk dan eens naar het proces. Is het doel van het gesprek helder? Wordt het slechte nieuws meteen verteld of moet de ander in de loop van het gesprek het slechte nieuws zelf ontdekken (de zogenaamde ‘hang-your-self-methode’), zoals in dit filmpje van Toren-C. Wees ook kritisch op hoe er over het conflictonderwerp gesproken wordt? Wordt er bijvoorbeeld ik-taal gebruikt? Of wordt er vooral naar elkaar gewezen (jij-taal)?

Ligt het niet aan het proces, dan duik je dieper en kijk je naar de interactie. Het interactieniveau gaat over wat er gebeurt tussen mensen en hoe mensen met elkaar omgaan. Luistert je naar de reactie van de ander? Ga je respectvol met elkaar om tijdens een conflict of maak je elkaar verwijten?
Als de communicatie tot slot ook niet op interactieniveau te herstellen valt, dan wordt het tijd om af te dalen naar de beleving en emotie: het gevoel. Wat er gebeurt op inhoud, procedure en interactieniveau roept allerlei gevoelens op bij elkaar op, zoals: blijdschap, teleurstelling, frustratie, boosheid, verdriet. Praat dan eerst verder over deze emoties voordat je verder gaat met de inhoud.

Lukt het ondanks dat toch niet om het gesprek te herstellen? Las dan een pauze in en pak het gesprek op een ander moment op.

Feedbackgesprek efficiënter, eenvoudiger en leuker maken

Met deze tips kun je aan de slag met het feedbackgesprek. Maar toch blijven feedbackgesprekken voor veel leidinggevenden een worsteling. Herken je dit? Lees dan het artikel Hoe maak je feedbackgesprekken eenvoudiger, efficiënter en leuker?

Lees de laatste artikelen:

Het 5-stappenplan voor het verminderen van werkdruk
0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *