Aan de slag met flow, dit zijn de eerste stappen die jij kunt zetten

Over het concept flow is al veel geschreven en gesproken. Steeds meer mensen zijn geïnteresseerd in het concept flow en wat het kan opleveren, zoals betere prestaties, een groter gevoel van welzijn, meer creativiteit en persoonlijke ontwikkeling. Toch gaan die onderzoeken maar weinig over flow in onze dagelijkse werkpraktijk. En daar waar het wel gaat over flow in ons dagelijkse werk, wordt vooral de theorie van Mihaly Csikszentmihalyi aangehaald, een van de grondleggers van de positieve psychologie en het concept flow.

Begrijpelijk, want de onderzoeken van Csikszentmihalyi zijn bijzonder interessant en deels ook toe te passen in het werk. In hoeverre zijn theorie toe te passen is en welke theorie nog mist om flow te stimuleren in het werk is een vraag die Rachel zichzelf stelde tijdens haar master Human Resource Management in 2014.

Met zijn onderzoeken richtte Csikszentmihahyi zich namelijk vooral op musici, sporters en wetenschappers en niet in het bijzonder op werkzaamheden en functies waar we dagelijks mee te maken hebben. En daar lagen wat Rachel betreft nog kansen. In Nederland hebben we namelijk te maken met een aantal forse uitdagingen waar flow een oplossing voor kan zijn, namelijk:

• Burn-out is beroepsziekte nummer 1. Zo heeft één op de zes medewerkers burn-out gerelateerde klachten, onder millennials is dat zelfs één op vijf en onder studenten één op drie. Burn-out is dus een groeiend probleem. Interessant nog is de vraag in hoeverre mensen met een diagnose burn-out thuis zitten, waar eigenlijk sprake is van een bore-out. Misschien kunnen we hier met Floooow nog eens in het bijzonder aandacht aan besteden.
• Toenemende globalisering. Willen we kunnen blijven concurreren op wereldniveau dan moeten we ook optimaal productief en innovatief zijn. Een uitdaging die groter wordt naarmate we meer moeten doen met minder mensen, want er is ook sprake van:
• Ontgroening en vergrijzing. We moeten meer doen met minder mensen en dat beïnvloedt de werkdruk in grote mate, wat we weer terugzien in burn-out-cijfers

Bij Floooow geloven we dat flow ervaren binnen elke organisatie mogelijk is, wanneer de juiste omstandigheden gecreëerd worden. In dit artikel schrijven we hoe je hier de eerste stappen toe kunt zetten. Als leidinggevende heb je hier een belangrijke rol in, maar ook als HR-adviseur, directeur of medewerker kun je hierin van betekenis zijn binnen jouw team of organisatie.

Allereerst is het handig om te weten welke factoren van invloed zijn op het creëren van de juiste omstandigheden voor flow. De flow factoren geven inzicht in aan welke knoppen je kunt draaien om flow te bevorderen. Zo kun je beter reflecteren op in hoeverre er binnen de organisatie of het team rekening wordt gehouden met deze factoren.

Zoals bij elk verbeter- of verandertraject is het ook hier van belang om de juiste diagnose te stellen. Wat werkt al goed en welke factoren worden al goed ingezet? Welke factoren vragen nog om aandacht of worden nog niet of onvoldoende opgepakt? En met welke factoren om de juiste omstandigheden te creëren voor flow ga je met je team(s) als eerste aan de slag? Wat heeft de meeste impact?

Nu kun je dit heel groots aanpakken om het meeste effect te sorteren en een compleet verandertraject aangaan. Er volgt nog een hele serie artikelen over hoe je dat aan kunt pakken. Je kunt het ook eerst eenvoudig en klein houden door regelmatig met je team in gesprek te gaan. Hoe ziet je team er eigenlijk uit? En hoe zitten je individuele medewerkers in elkaar? Wat vinden zij belangrijk? Welke toegevoegde waarde kunnen en willen zij leveren? Wat zijn de verschillende behoeften en voorkeuren? Kijk met elkaar of de omstandigheden voor je team zo ingericht zijn dat ze in hun behoefte voorzien worden om flow te kunnen ervaren. En dat kan best verschillend zijn. Zo kan de een zich beter focussen en concentreren om ergens helemaal in op te gaan door thuis te werken of in een stille omgeving, voor de ander werkt dat beter op kantoor of een plek waar wat meer rumoer is.

Gebruik wat luchtige varianten om die gesprekken met elkaar te voeren, bijvoorbeeld in spelvorm of met kaarten. Dit nodigt vaak uit om openhartig te zijn, het geeft vaak ruimte aan iedereen om iets te zeggen en het geeft handvatten voor een goed gesprek. Begin bijvoorbeeld de dag of week met het bespreken van een kaart waar een vraag op staat en laat iedereen hier antwoord op geven. Wil je wat hulp hierbij of wil je een methode gebruiken die al bewezen werkt? Ons spel Flowtet wordt al bij verschillende organisaties ingezet om goede gesprekken te voeren over hoe flow binnen het team of organisatie (nog beter of meer) mogelijk gemaakt kan worden.

Eerder schreven we al waarom het scherp hebben van het hogere doel van de organisatie, de ‘why’ zo belangrijk is. Het is de basis voor een flow-organisatie en raakt direct en indirect alle 8 flow factoren. Beginnen met het helder krijgen van de why, en ook de how en what kan dus een groot effect sorteren. Bovendien is het goed om helder te hebben wat de kernwaarden van de organisatie zijn. Waarden geven richting aan het werk. Waarden geven aan wat belangrijk gevonden wordt en welk gedrag daarbij past (normen).

Wanneer er voor de organisatie geen duidelijke why, how, what en waarden omschreven zijn, dan hoef je natuurlijk niet met lege handen te staan. Een sterk team ontwikkel je door samen een gedeelde ambitie en teamwaarden te ontwikkelen. Je maakt dan teamflow mogelijk. Marc Lammers kreeg het als bondscoach van het Nederlands dameshockeyteam voor elkaar om teamflow te creëren – met als resultaat Olympisch goud op de spelen in Beijing in 2008. Hij schreef het boek Flow. Van goed naar goud, waarin hij 11 omstandigheden omschrijft die flow in teams mogelijk maken. Deze 11 omstandigheden zijn gebaseerd op zijn coachervaring in de sport en vertaald naar het bedrijfsleven en hebben een overlap met de acht flow factoren die uit het onderzoek van Rachel zijn voortgekomen.

Volgens Marc Lammers staat het hebben van een collectieve ambitie centraal voor het bereiken van teamflow. Om met je team tot een collectieve ambitie te komen dien je allereerst antwoord te geven op de vraag: Waarom? Oftewel: de why, het hogere doel met elkaar vaststellen. Vervolgens moet je de ambitie voorstelbaar maken, zorgen voor een ultieme uitdaging en dingen gaan doen in plaats van uitdenken.

Met het voeren van goede (team)gesprekken zet je de eerste waardevolle stappen naar meer flow binnen je team(s). Dat is misschien makkelijker gezegd dan gedaan en je moet er echt even tijd voor maken met elkaar. Dat vraagt commitment. Is die commitment er met elkaar, dan kun je die gesprekken opdelen in meerdere gespreksmomenten. Plan deze momenten van tevoren in en zorg dat het niet verwatert. Dat zou zonde zijn van de energie die jullie er al ingestopt hebben.

Wees je ervan bewust dat de tijd die je er met elkaar insteekt dubbel en dwars terugverdiend wordt. Wanneer er vaker flow ervaren wordt gaat de productiviteit namelijk omhoog, worden er makkelijker oplossingen gevonden voor problemen en uitdagingen en ontwikkelen mensen zich sneller. Ook het welzijn van medewerkers wordt verbeterd, waardoor er binnen het team minder verzuim zal zijn, wat weer een positief effect heeft op de (beleefde) werkdruk.

Bovendien: goede gesprekken nu, betekent minder gedoe later en je hebt een groot deel van de feedbackgesprekken al gevoerd. Houd het simpel, in flow.