Een handleiding voor de manager van morgen

Of je nu fysiek met elkaar op een locatie werkt, vooral online samenwerkt of voor een hybride vorm hebt gekozen: een team managen is altijd een uitdaging. Zo veel mensen, zo veel wensen. En jij bent er ook een: een mens van vlees en bloed, iemand die ook niet altijd alles weet of de oplossing direct paraat heeft. Vraag jij je ook wel eens af of jouw aanpak de juiste is of hoe andere managers zo’n situatie aan zouden pakken? Wil jij er ook wel eens het liefst een handleiding bij pakken? Hier is er een: jouw handleiding voor de manager van morgen. Dus pak een kop koffie, of thee of een fris glas water en lees verder…

Weet jij wat het werkritme van jouw teamleden is? Wie is op z’n best vroeg in de ochtend en wie gaat aan het eind van de middag juist helemaal aan? Wie werkt het liefst thuis, in een stilteruimte en wie komt juist in flow op kantoor te midden van werkrumoer?

Zeker in de (mix van) nieuwe vormen van werken is het belangrijk dat je teamleden het vertrouwen en steun van jou als leidinggevende ervaren en ervan op aan kunnen dat de verhouding en samenwerking met collega’s goed is en blijft, ongeacht waar en hoe zij hun werk inrichten. Jij als leidinggevende kunt hier een belangrijke rol in spelen door teambijeenkomsten te stimuleren, faciliteren en organiseren. Samenwerking wordt vooral mogelijk als er onderling vertrouwen is, teamleden begrip voor elkaar tonen en gedeelde waarden hebben.

Als manager van morgen doe je er dus goed aan om de empathische vaardigheden binnen het team te vergroten, zodat de teamleden elkaar beter kunnen begrijpen, effectief met elkaar kunnen communiceren, elkaar aan kunnen vullen en kennis en ervaring met elkaar kunnen delen. Als er onderling vertrouwen is, is er rust en kan de aandacht uitgaan naar de werkzaamheden in plaats van naar frustraties en onzekerheden.

Hoewel niet iedereen het op dezelfde manier zal uitten: elke medewerker wil ertoe doen en bijdragen aan iets dat groter is dan zichzelf. Sommige medewerkers, en je kunt er vast een paar uit je team opnoemen, eisen daarin behoorlijk veel van zichzelf. Bij hen ligt de lat altijd hoog. Om te presteren, oplossingsgericht en innovatief te zijn en ook nog eens vit en vitaal te blijven is goede rust en hersteltijd essentieel. Als manager van morgen druk je je teamleden dus op het hart dat je het belangrijk vindt dat ze ook goed voor zichzelf blijven zorgen en dus ook voldoende rust en hersteltijd pakken. Laat ze merken wat het belang is van het nemen van rust en ontspanning en moedig ze aan om te luisteren naar hun hoofd en lichaam. Jij bent de inspirator en coach. Jij geeft richting aan. Dus zeg wat je doet (en waarom) en doe wat je zegt. En wees helder over de kaders waarin je medewerkers kunnen handelen om hun eigen energie in balans te houden. Duidelijkheid schept vertrouwen.

Ken je medewerkers en observeer ze goed. Komt iemand aan het begin van de werkdag vol energie of vermoeid binnen? Wie maakt er veel lange dagen en mailt ook nog eens in de late avonduren en in het weekend? Hoe is de werkdruk verdeeld? Zit je medewerker nog op de juiste plek? Wordt je medewerker voldoende uitgedaagd en doet hij wat past bij zijn energie? Of wordt het na een stressvol project nu eerst even tijd om te herstellen voordat de nieuwe uitdagende klus zich aandient? Hoe is het met de werk-/privébalans gesteld? Is thuis een energiebron voor de medewerker of zijn er zorgen? Waar kun je bij ondersteunen? Is het verstandiger om iemand verlof te geven om de persoonlijke situatie op orde te brengen? Of is werk juist een energiebron en welkome afleiding?

Ga met je medewerkers in gesprek. Wat is jou opgevallen in je observaties? Deel je zorgen en vraag hoe je je medewerker kunt ondersteunen. Wat heeft de medewerker nodig om de regie te voeren op zijn eigen energie? Welke verantwoordelijkheid is passend? Wacht niet tot het jaarlijkse voortgangs- of functioneringsgesprek zich aandient. Wees oprecht geïnteresseerd in wat ze bezighoudt en wacht niet tot er stront aan de knikker is. Dus trap er niet in. U bent gewaarschuwd 😉 En geef zelf het goede voorbeeld. Plan voor jezelf ook voldoende rust en hersteltijd in.

Jouw rol als manager van morgen is je team richting kaders mee te geven: welke resultaten verwacht je wanneer? Binnen die kaders kun je je teamleden autonomie geven. Dat wil zeggen: je teamleden mogen zelf bepalen hoe ze deze resultaten gaan behalen. Blijf daarbij wel de voortgang bewaken en stuur op de tussentijdse resultaten. Plan tussentijdse evaluatiemomenten in en zorg daarin voor ritme een regelmaat. Hoe kortcylischer, hoe wendbaarder je bent, hoe beter je met elkaar kunt ingrijpen en bijsturen als de resultaten afwijken van wat je met elkaar beoogd of afgesproken hebt. Knip projecten op in stukjes en plan tussen die stukjes reflectiemomenten in.

Als manager van morgen ben je vooral je medewerkers aan het coachen om de juiste resultaten te behalen. Je bewaakt de voortgang, stuurt bij waar nodig en daartussen laat je ze met rust. Vertrouw erop dat ze hard werken en op hun eigen manier bijdragen aan het te behalen resultaat. Vergeet ook niet om je medewerkers te complimenteren met de behaalde resultaten. Successen verdienen het om regelmatig gevierd te worden. Dit werkt motiverend.

Als manager van morgen heb je ook een belangrijke rol in het creëren en waarborgen van teamveiligheid.

Als jij er bent voor je medewerkers, ze vertrouwen geeft en zorgt dat ze zich veilig voelen in de groep, zodat ze volledig zichzelf kunnen zijn en vrij kunnen bewegen, dan gebeuren de mooiste dingen. Weet dat fouten maken hoort bij de ontwikkeling en calculeer dat in. Laat je medewerkers altijd in hun waarde en straf ze niet voor de fouten die ze maken. Straffen heeft een negatief effect op het gevoel van veiligheid. Het slaat een deuk in het zelfvertrouwen.

Coach ze, zodat ze hun zelfvertrouwen behouden of kunnen verstevigen en ze open en eerlijk kunnen zijn wanneer iets misgaat of niet uitpakt zoals bedoeld was. Sterker nog: stimuleer je teamleden om te experimenteren, want daar kunnen innovaties en nieuwe oplossingsrichtingen uit voort komen. Door transparant te zijn kunnen teamleden bovendien leren van elkaar en voorkom je dat een fout nog een keer gemaakt wordt.

Ook hier geldt weer: als leider geef je het goede voorbeeld. Bijvoorbeeld door eerlijk te zijn over je eigen fouten, door risico’s te durven nemen en je kwetsbaar op te stellen.

Samenvattend:

De manager van morgen:

• Geeft het goede voorbeeld;
• Toont oprechte interesse;
• Coacht;
• En stelt zich kwetsbaar op.

De manager van morgen speelt een belangrijke rol in een flow-organisatie. Wil je aan de slag met het worden van een flow-organisatie? Lees dan de serie Het grote stappenplan richting een flow-organisatie.