Groei en ontwikkeling – deel 2: Werkdruk

Naar aanleiding van een poll schreven we een artikel over groei en ontwikkeling (deel 1). Dat artikel ging over uit je comfortzone komen en je niet laten weerhouden door je angstbrein om tot groei en ontwikkeling te kunnen komen. Maar wat nu als je juist flink bezig bent met ontwikkelen en werk en studie met elkaar combineert? Hoe ga je dan om met de werkdruk en misschien wel stress die daarbij komt kijken? In dit artikel gaan we daarop in.

Werkdruk is nogal subjectief en relatief. Waar de een in no-time een rijtje to-do’s wegwerkt en nog energie over heeft, ziet de ander als een berg tegen al die werkzaamheden op. En waar je de ene keer productief door de werkdag vliegt, is de andere dag een enorme worsteling.

Natuurlijk heeft alle hoeveelheid werk z’n grenzen in wat gezond haalbaar is en wat niet, maar werkdruk gaat vooral vaak over beleefde werkdruk. En dat kan dus per persoon en per dag of situatie anders zijn. Maar wanneer is er dan sprake van objectieve (te meten) werkdruk en subjectieve (beleefde) werkdruk en hoe ga je daarmee om?

Objectieve (meetbare) werkdruk

Wanneer er sprake is van objectieve werkdruk, dan is het voor een normaal mens praktisch onmogelijk alle werkzaamheden binnen de tijd die ervoor staat te realiseren. Veel mensen blijven dan maar doorploeteren. Angst om te falen, angst om niet te voldoen en ook angst om een negatieve beoordeling te krijgen, spelen vaak een rol. Je zorgt ervoor dat je het steeds toch weer voor elkaar bokst om de deadline te halen en de stapel weg te werken en dan wordt het volgende project alweer bij je over de schutting gegooid door je leidinggevende of misschien wel die collega die er niet aan toe komt. Er komt geen eind aan die werkdruk en dit houd je niet vol. Je werkt al op reserve-energie.

Het is dus belangrijk om goed zicht te hebben op wat realistisch haalbaar is en wat niet en dat je tijdig grenzen stelt. Anderen merken pas op dat je dreigt om te vallen als je al op je reserves werkt en dan sta je eigenlijk al te ver in het rood. En dat komt de productiviteit niet ten goede. Je doet langer over het werk, want het denken werkt trager (of werkt helemaal niet), je vergeet steeds vaker dingen en je maakt meer fouten.

Houd daarom regelmatig bij hoeveel tijd je besteedt aan je taken en verantwoordelijkheden. Pak je functiebeschrijving erbij en maak een lijstje van alle taken en verantwoordelijkheden die je hebt om jouw functie goed uit te kunnen voeren. Probeer een reële inschatting te maken hoeveel tijd het je kost om de afzonderlijke werkzaamheden uit te voeren. Je kunt dat op een kladje schrijven, achter de taken op je takenlijst, in je bullet journal of je taken inplannen in je agenda, et cetera. Kijk wat voor jou het beste werkt of het fijnst is. Daarnaast maak je een overzicht van de werkelijke tijd die je eraan besteedt. De kans is groot dat je minder realistisch hebt gepland dan je dacht. Hoe langer je dit bijhoudt hoe realistischer je inschatting op den duur wordt. Experimenteer vooral wat voor jou de beste manier is.

Als je weet wat realistisch haalbaar is binnen jouw werkuren, dan kun je ook beter grenzen stellen. Je kunt je collega bijvoorbeeld aangeven dat je agenda tot en met de volgende maand volgepland is en dat je die extra werkzaamheden er nu echt niet tussen kunt schuiven. Of je kunt, zonder stressgevoel, aangeven dat je straks of morgen nog wel wat ruimte in je agenda hebt om die klus op te pakken. Overzicht helpt. Echt.

Wanneer je door je leidinggevende wordt gevraagd om een groter project erbij op te pakken kun je ook een beter antwoord geven, zonder dat je je daarna in allerlei bochten hoeft te wringen, omdat je geen “nee” durfde te zeggen of verzuipt in het werk. Een antwoord zou bijvoorbeeld kunnen zijn: “Ik wil dat project dolgraag oppakken, maar ik kom dan wel in de knoei met mijn andere werkzaamheden. Kan ik die taak en dat project doorschuiven naar iemand anders of een ander moment?” Je voorkomt daarmee dat taken onverwacht van je bordje afvallen, omdat het er niet meer bij op past. Je bewijst dus zowel jezelf als ook je manager, collega’s en organisatie een dienst. Dat is verantwoordelijkheid nemen.

Subjectieve (beleefde) werkdruk

De werkdrukbeleving is wat minder stabiel en afhankelijk van verschillende factoren. Om er een paar te noemen: je gezondheid (voldoende slaap/rust, goede voeding, conditie en je mentale en fysieke gezondheid), je privésituatie (is je thuisbasis in balans of slokken de omstandigheden juist veel energie van je op), de psychologische veiligheid op het werk (sociale cohesie, kun je rekenen op je collega’s en leidinggevende, is er voldoende onderling vertrouwen?) en of je werk doet dat past bij jouw talent en energie.

Rust en werk

Voldoende rust is een belangrijke energiebron. Je hebt voldoende rust nodig om weer op te laden, wil je productief zijn en je te kunnen ontwikkelen. Slaap voldoende, maar plan ook bewuste en regelmatige pauzes in. Zet deze dus ook op je to-do list of in je agenda. We zijn snel geneigd om die pauzes over te slaan, omdat het tijd in beslag neemt. Tijd waarin je ook werk kunt verzetten. De werkelijkheid is echter dat je productiviteit lager is wanneer je niet op tijd pauze neemt. Je levert simpelweg betere prestaties als je voldoende rust neemt. Als je brein continu aan staat, dan kan het ook oververhit raken. Dan moet het eerst even afkoelen om te voorkomen dat het op standje “uit” gaat. En ook jouw brein heeft tijd nodig om alle ingekomen informatie even te updaten. Maak daarom regelmatig gebruik van je default netwerk.

Op het moment dat we in rusttoestand zijn en niet bewust nadenken, dan schakelt ons brein over op het defaultnetwerk. Het defaultnetwerk is een gebied in onze hersenen waarin herinneringen en al onze waarnemingen waar we ons niet direct bewust van zijn worden vastgelegd. In rusttoestand maakt ons brein via dat netwerk allerlei creatieve verbindingen tussen alle herinneringen die daar liggen opgeslagen. Wanneer je een probleem op moet lossen of een creatief idee nodig hebt, kun je dus beter een pauze inlassen en iets anders gaan doen. Bijvoorbeeld een wandeling maken in de natuur.

Voldoende rust gaat ook over privébalans. We hebben allemaal wel eens goede en minder goede tijden. Om weer rust en balans in je privé te krijgen is meestal tijd nodig. Maak dat bespreekbaar met je leidinggevende en je collega’s en maak afspraken met elkaar wat ervoor nodig is om werk- en privé in balans te krijgen of te houden. Ook hiermee neem je verantwoordelijkheid.

Leidinggevende en collega’s hebben vaak wel door dat iets uit balans is. Ze merken dat aan je humeur, of aan je vermoeide of zorgelijke blik of je productiviteit of het werk dat je oplevert is niet wat ze van je gewend zijn. Hoe transparanter jij bent over de situatie, des te beter kunnen ze meedenken in oplossingen. En dat is in eenieders belang. Want je leidinggevende en collega’s weten waar ze aan toe zijn en wat ze voor je op kunnen vangen om te voorkomen dat je omvalt. Want als dat gebeurt, is iedereen verder van huis. Overigens zijn er niet altijd problemen als de balans even zoek is. Je kunt ook in een situatie zitten die nieuw is (maar wel fijn of interessant), maar waarvan je nog even moet uitzoeken hoe je het ’t beste werkbaar maakt. Bijvoorbeeld als je naast je werk ook een studie bent begonnen.

Hoe veiliger je je voelt bij je leidinggevende en collega’s, hoe meer je je genegen voelt om transparant te zijn over je situatie. Het is goed om je daarvan bewust te zijn. Weten jouw collega’s of teamleden dat ze op je kunnen rekenen als ze je nodig hebben?

Doen wat past bij je energie

Om balans te vinden in je groei en ontwikkeling is het belangrijk dat je doet wat past bij je energie. Dat is een beetje zoeken en uitvinden wat voor jou het beste werkt. Na een periode van groei en ontwikkeling is het belangrijk om ook even achterover te leunen en stil te staan. De boog kan niet altijd gespannen staan.

Om te groeien en je te ontwikkelen moet je uit je comfortzone durven komen. Dat is inspannend en ook stressvol. Stress op zich is niet slecht. Het zorgt er ook voor dat je scherp bent en kunt pieken. Stress wordt pas bedreigend als je daarna de ontspanning niet kunt vinden. Als stress te lang aanhoudt, dan ligt een burn-out op de loer. Gebruik vakanties om je weer op te laden of neem een paar dagen vrij na een uitdagende periode. Beloon jezelf voor je inzet. Je hebt het nodig om daarna weer vol te presteren. Houd je uitdaging en je vaardigheden in balans. Je bent uit je comfortzone gekomen om je vaardigheden te ontwikkelen. Neem nu ook de tijd om die vaardigheden in je comfortzone te krijgen.

Doen wat past bij je energie betekent ook dat je je talent benut. Iedereen wordt geboren met eigen unieke talenten. Omdat deze talenten voor jou heel eigen zijn, herken je ze niet meer als uniek. Je denkt misschien dat je een talent moet ontwikkelen die je bij anderen ziet die wordt gewaardeerd. Dat kan heel stressvol zijn, omdat je misschien iets nastreeft wat helemaal niet bij jou past. Je moet je te veel stretchen. Ga in gedachten en gevoel eens terug naar je kinderjaren. Wat deed je graag? Waar kreeg jij energie van? Welke eigen talenten zie je hierin die je in je huidige werk wat meer uit kunt vergroten en waar je je verder in kunt ontwikkelen? Vraag ook eens de mensen in jouw omgeving in welke vaardigheden jij uitblinkt.

En tot slot: experimenteer met met welke taken je het beste op welk moment kunt doen. Je kunt je agenda natuurlijk strak inplannen met vaste pauzemomenten, maar als de werkzaamheden die je gepland hebt niet passen bij jouw energie op dat moment, dan wordt het alsnog een worsteling. Het kost je veel energie en levert je relatief weinig op. Laat dus genoeg ruimte om te kunnen schuiven met werkzaamheden en wissel wat combinaties met elkaar af. Kun je een patroon herkennen in de dagen en momenten waarop je meer energie hebt om bepaalde werkzaamheden te doen? Houd het eens een tijdje bij. Het kost maar een paar minuutjes tijd per dag en het kan je veel flow en dus veel voordelen opleveren.

Lees ook:

Groei en ontwikkeling – deel 1: Uit de comfortzone
Groei en ontwikkeling – deel 3: Het vlammetje aan houden