Het 5-stappenplan voor het verminderen van werkdruk

Wanneer we het hebben over werkdruk, hebben we het eigenlijk over een werkdrukbeleving of -ervaring. Zo kan iemand als een berg tegen een stapel werk of een bepaalde klus op zien en ervaart daardoor werkdruk, terwijl de ander z’n schouders ophaalt en er fluitend doorheen gaat. Werkdruk ontstaat als wat je van een medewerker verlangt niet overeenkomt met wat de medewerker aankan of denkt aan te kunnen (de uitdaging en vaardigheden zijn uit balans) en wanneer de medewerker onvoldoende gefaciliteerd worst in zijn behoeften om het werk goed uit te kunnen voeren.

Wanneer iemand onrust heeft in lijf en hoofd, dan is het lastig om je op een taak of project te focussen en concentreren. Werkdruk wordt vooral ervaren wanneer iemand een gevoel van innerlijke wanorde heeft. Te veel prikkels, te veel zaken om aan te denken, te veel zorgen of het niet helemaal scherp hebben wat er nu eigenlijk van hem verwacht wordt, dragen bij aan de werkdrukbeleving.

Om die ongewenste prikkels te voorkomen is het van belang dat je als leidinggevende weet wat de medewerker nodig heeft om zich te kunnen focussen en concentreren. Is de informatie om het werk goed uit te kunnen voeren compleet? Waar en wanneer kan de medewerker zich het beste op de taak concentreren? Is dat thuis, in een stilteruimte of vindt hij het juist prettig om tussen het lichte rumoer van collega’s te werken? Op welk tijdstip is de medewerker het meest productief en heeft hij de mogelijkheid om de klus op dit ideale tijdstip uit te voeren?

Zorg ervoor dat het voor de medewerker helder is wat er van hem verwacht wordt. Wat is het doel van de taak of werkzaamheden? Als leidinggevende heb je een bepaald resultaat voor ogen. Zorg ervoor dat het beoogde resultaat glashelder is voor je medewerker. Hoe duidelijker de klus, hoe minder spanning erop zit. Wees dus helder over de kaders: welke resultaten verwacht je wanneer? Laat je medewerker zelf bepalen hoe hij die resultaten wil behalen. Hierover lees je meer in stap 3. Bewaak de voortgang en stuur op tussentijdse resultaten. Zorg bijvoorbeeld voor een ritme. Hoe kortcyclischer, hoe beter je samen kunt bijsturen. Knip taken en projecten bijvoorbeeld op in kleine stukjes. Dit maakt het werk overzichtelijker en beter behapbaar.

Laat je medewerker zelf bepalen hoe hij zijn werk invult. Geef je medeweker regel en ritselruimte binnen de kaders die je gesteld hebt. Autonomie blijkt een belangrijke energiebron te zijn. Het werk naar eigen inzicht in kunnen richten geeft vertrouwen en werkt motiverend. Autonomie bestaat in verschillende hoedanigheden. In het artikel Not all autonomy is the same van Stan de Spiegelaere, Guy van Gyes en Geert van Hootegem vond ik deze verschillende hoedanigheden van autonomie:

• Autonomie in werkmethode: de mate waarin je zelf beslissingen neemt over de manier waarop je je werk uitvoert en welke procedures en methoden je daarvoor gebruikt.
• Autonomie in werkplanning: de mate waarin je je eigen werkplanning en werktijden kunt bepalen.
• Autonomie in werklocatie: de mate waarin je zelf kunt bepalen waar je je werkzaamheden uitvoert.
• Autonomie in werkcriteria: de mate waarin je zelf kunt bepalen wat je werkdoelen zijn en welke evaluatiecriteria je voor je werk stelt.

Bespreek goed met je medewerker welke (mate van) autonomie past bij de behoefte van de medewerker en de taak of het project, want elk mens is niet hetzelfde.

Zoek samen met je medewerker naar de juiste balans tussen de mate van uitdaging en vaardigheden. Je medewerker kan steeds meer aan door zijn grenzen stukje bij beetje te verleggen en uit zijn comfortzone te komen. Grenzen verleggen betekent echter niet dat iemand ook over zijn grenzen heen moet gaan. Zoek samen naar de balans tussen dat wat je medewerker al kan en iets wat licht uitdagend is. Wanneer iets uitdagend is, ontstaat er vaak lichte stress  en angst. Stress en angst hoeven niet schadelijk te zijn. Sterker nog: het kan zelfs functioneel zijn in bepaalde situaties. Stress of angst zorgt er namelijk voor dat iemand alert en scherp is. Houdt de stress te lang aan, omdat de uitdaging gedurende een te lange periode te hoog is of te ver buiten iemands reikwijdte ligt, dan kan dat leiden tot burn-outklachten. Zorg er daarom voor dat er ook voldoende momenten zijn waarin de medewerker weer even bij kan komen van een grote inspanning. Wissel lastige, stressvolle taken af met taken die wat makkelijker en routinematiger zijn, zodat de medewerker zich weer vol op kan laden. Zo voorkom je een (te) hoge werkdruk.

Zorg voor een veilige omgeving waar je medewerker zelfvertrouwen kan ontwikkelen. In een veilige omgeving en met voldoende zelfvertrouwen voelt de medeweker zich beter in staat om het werk aan te kunnen.

Omdat sociale verhoudingen van grote invloed zijn op het zelfvertrouwen en gevoel van veiligheid. Daarom is de verbondenheid onder collega’s en het onderlinge verantwoordelijkheidsgevoel, ook voor elkaars welzijn, van belang bij het voorkomen van werkdruk. Deze verbondenheid en gevoel van verantwoordelijkheid noemen we ook wel: sociale cohesie. Als leidinggevende heb je een belangrijke rol in het creeren van de sociale cohesie. Zo kun je er rekening mee houden bij de werving en selectie van nieuwe collega’s, coach je je medewerkers en geef je het goede voorbeeld.

Een veilige omgeving is ook een omgeving waar je fouten mag maken. Geef je medewerkers de ruimte om van fouten te leren. Blijf dus achter je medewerker staan, welke fout er ook gemaakt wordt. Straf je medewerker niet voor een gemaakte fout, maar geef extra coaching. Straffen heeft een negatief effect op het gevoel van veiligheid. Het slaat een deuk in het zelfvertrouwen en wakkert de werkdrukbeleving alleen maar aan.

Voorkom hoge werkdruk bij je medewerkers met deze 5 stappen en stimuleer meer flow. Met deze stappen ben je goed op weg.