Het grote stappenplan richting een flow-organisatie – deel 1: De 0-meting

Het grote stappenplan richting een flow-organisatie is een serie van 5 artikelen. Per artikel wordt er een stap beschreven, die je kunt zetten om flow binnen je organisatie mogelijk te maken. Wanneer medewerkers in flow kunnen werken levert dat een aantal aantrekkelijke voordelen op, zoals:

• Burn-out en bore-out kunnen worden voorkomen
• Hoge productiviteit
• Grote mate van creativiteit, innovatie en oplossingsgerichtheid
• Het leervermogen wordt versterkt
• Minder ongewenst personeelsverloop

Een flow-organisatie is zodanig ingericht dat flow-ervaringen bevorderd worden. Het HR-beleid en de inzet van HR-instrumenten is afgestemd op de 8 factoren, waarmee de juiste omstandigheden voor flow worden gecreëerd.

Zoals we al eerder schreven in het artikel: Wat is een floworganisatie, kunnen medewerkers in een flow-organisatie volledig zichzelf zijn. Ze worden in staat gesteld om te ontdekken wie ze in de kern zijn en leren van daaruit te handelen. Medewerkers in een flow-organisatie zijn zich bewust van hun persoonlijke normen en waarden en hebben de organisatie hierop uitgekozen. De organisatie past als het ware bij wie ze zelf zijn. Een medewerker die kan verbinden met zijn eigen hart, zijn eigen normen, waarden en doelen en goed voor zichzelf kan zorgen, is ook in staat om een optimale bijdrage aan de organisatie te leveren en verbinden met de wereld om de organisatie heen. Denk hierbij aan klanten (klantgerichtheid) en leveranciers (onderhandelen op basis van gelijkwaardigheid en maatschappelijk verantwoorde wijze).

De eerste stap van het stappenplan is onderzoeken wat de huidige situatie is. In hoeverre zijn medewerkers in staat om flow te ervaren? Welke flow-factoren worden goed ingezet binnen de organisatie en op welke flow-factoren valt nog wat te verbeteren? Welke factoren worden door de medewerkers zelf goed benut en in welke factoren hebben zij zelf nog wat te doen? Zonder te weten wat de huidige status is, ben je stuurloos, dus onderzoek doen naar wat goed gaat en wat beter kan is deze eerste stap die je kunt zetten om erachter te komen in hoeverre je al een flow-organisatie bent en wat er nodig is om een flow-organisatie te worden. Bovendien wil je de effecten van je inzet meten, dus je begint met de 0-meting. Een onderzoek naar de mate waarin het voor medewerkers mogelijk is om flow te kunnen ervaren binnen jouw organisatie kun je op verschillende manieren doen. Binnen Floooow maken we voor dit soort onderzoeken gebruik van twee onderzoeksmethoden: de Flowscan en een Flow (team)spel.

De Flowscan is een meetinstrument waarmee onderzocht kan worden in hoeverre de benodigde factoren voor flow binnen de organisatie en medewerkers aanwezig zijn om in flow te kunnen werken. Je kunt het vergelijken met een medewerkerstevredenheidsonderzoek. In plaats van de tevredenheid meten we de mate waarin medewerkers flow kunnen ervaren.

In de Flowscan worden medewerkers gevraagd naar hun beleving van de 8 factoren die van invloed zijn om in flow te kunnen werken. Hoe ervaren zij de inzet van de 8 factoren binnen de organisatie en welke factoren blijven nog onderbelicht? Welke belemmeringen op persoonlijk niveau, op teamniveau en op organisatieniveau ervaren zij om in flow te kunnen werken? Waar kan de organisatie zich nog verder in ontwikkelen en wat kunnen medewerkers zelf doen om vaker flow in het werk te ervaren?

De resultaten van de Flowscan verzamelen we en werken we uit in een rapportage met conclusie en aanbevelingen voor het team of de organisatie. De rapportage met conclusie en aanbevelingen worden vervolgens aan jullie gepresenteerd, waarbij we een duidelijk prioritering aangeven voor het maken van een Plan van Aanpak. Aan welke knoppen kun je het beste als eerste draaien om flow binnen je team of organisatie meer mogelijk te maken? De flowfactoren beïnvloeden elkaar, dus wanneer je inzet op een factor met hoge prioriteit, werk je in meer of mindere mate ook aan een aantal andere factoren.

De Flowscan is een snelle manier om inzicht te krijgen in de verbeterpunten voor meer flow. Of het nu gaat om je team of de organisatie in z’n geheel.

Een andere manier om goed inzicht te krijgen in wat er verbeterd kan worden binnen het team of de organisatie om flow-ervaringen te bevorderen, is het inzetten van een (team)spel. Floooow heeft een aantal spelvormen ontwikkeld, die teams (of het nu gaat om een team medewerkers, een managementteam of directieteam), uitnodigt om met elkaar van gedachten te wisselen over de inzet van de flowfactoren.

Een flow teamspel zet aan tot het voeren van goede gesprekken met elkaar over of en hoe flow binnen het team of de organisatie ervaren wordt. Er ontstaat bewustwording over welke factoren invloed hebben op flow in het werk en er wordt met elkaar gebrainstormd over de impact van het organisatiebeleid en dat van de eigen manier van handelen binnen het team of de organisatie. Het geeft inzicht in de omstandigheden en verbeterpunten voor de organisatie en het (HR)beleid, de teamontwikkeling en in welke invloed medewerkers hier zelf op hebben.

Je hebt nu inzicht gekregen in wat een flow-organisatie is en hoe je een eerste stap kunt zetten om een flow-organisatie te worden. Je inventariseert eerst wat goed gaat en wat beter kan, oftewel: je doet een 0-meting. Dan wordt het tijd voor de volgende stap: een Plan van Aanpak maken. Hoe je dat kunt aanpakken, lees je in deel 2.