Het grote stappenplan richting een flow-organisatie – deel 2: Het Plan van Aanpak

We hebben 5 artikelen voor je geschreven, waarin we het grote stappenplan richting een flow-organisatie uitwerken. Per artikel beschrijven we een stap die je kunt zetten om flow binnen jouw team of organisatie te stimuleren.

In het eerste artikel schreven we wat het oplevert als je een flow-organisatie bent, wat een flow organisatie is en wat je kunt doen om de eerste stap te zetten: de 0-meting. Bij de 0- meting onderzoek je eerst hoe jouw team of organisatie ervoor staat als het gaat om flow ervaren en wat je eraan kunt doen om flow-ervaringen meer mogelijk te maken.

In dit artikel richten we ons op de vervolgstap: het maken van een Plan van Aanpak.

Een Plan van Aanpak is een soort projectvoorstel, projectplan. Je omschrijft hierin wat je probleemstelling is. Of beter gezegd: je beschrijft hierin welke flow-factoren nog onvoldoende aandacht krijgen binnen het team of organisatie of wat de verbeterpunten zijn om verder te kunnen ontwikkelen naar een flow-organisatie. Vervolgens geef je aan hoe je de verbeterpunten aan wilt pakken in een stappenplan.

Je kunt het Plan van Aanpak ook zien als een canvas model. Je omschrijft hierin de bouwstenen om een flow-organisatie te kunnen worden (of blijven). Floooow heeft een Canvas ontwikkeld waarmee je een Plan van Aanpak kunt maken met en voor jouw team of organisatie.

In stap 1 heb je een 0-meting gedaan. Bijvoorbeeld door middel van het uitzetten van een medewerkersonderzoek of je hebt input opgehaald door middel van een teamspel. Voor het Plan van Aanpak ga je eerst concreet maken wat nu eigenlijk de issues zijn waar je medewerkers tegenaanlopen als het gaat om flow ervaren in hun werk.

Bij het concreet maken van deze punten zal je merken dat veel issues of problemen die medewerkers ervaren, met elkaar samenhangen. Je kunt ze daarom het beste clusteren op thema. Denk bijvoorbeeld aan het thema communicatie of het thema talentbevordering of team- of organisatiestructuur.

Wanneer je klaar bent met clusteren ga je de verbeterpunten binnen die clusters prioriteren. Welke verbeterwensen kunnen het beste als eerste aangepakt worden en sorteren het grootste effect wanneer hier wat aan gedaan wordt? Kijk hierbij ook welke quick-wins je met elkaar kunt realiseren en plan of zet deze vast in. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afspraken maken hoe je omgaat met mailberichten of hoe medewerkers kunnen aangeven dat ze even niet gestoord kunnen worden.

Werk je met een werkgroep of klankbordgroep om het Plan van Aanpak te maken? Las dan een periode in waarin de collega’s die niet deelnemen aan de werkgroep input kunnen leveren. Verwerk de input vervolgens en ga door naar het vinden van oplossingen om de omstandigheden voor flow te verbeteren.

Ga, nadat je de input van de collega’s hebt verwerkt, met elkaar brainstormen om oplossingen te vinden, waarmee je de omstandigheden voor flow te verbeteren. Heb je erg veel issues met elkaar genoteerd, maak dan een selectie van de verbeterpunten die de grootste impact hebben en andere issues (verder) aanwakkeren. Je kunt beter met een paar belangrijke punten aan de slag gaan, dan met alles, waardoor er eigenlijk niets van de grond komt, omdat het te groots en te veel is. De flowfactoren beïnvloeden elkaar, dus ook de verbeterpunten en oplossingen die je daarvoor met elkaar bedenkt. Stel dat je bijvoorbeeld tot de conclusie bent gekomen dat de doelen waar je (met elkaar) aan moet werken niet duidelijk zijn. Wanneer de directie, het management of jullie met elkaar duidelijke doelen formuleren, heeft dat ook een positieve invloed op de mogelijkheid om te focussen en concentreren.

Brainstormen is een kunst op zich. Wil je meer weten hoe dat het beste kunt aanpakken, kijk dan eens op de website brainssstorm.com. Hier kun je een handleiding downloaden om jouw brainstormsessies zo goed mogelijk vorm te geven. Een tip is: Bedenk eerst zo veel mogelijk oplossingen. Verzamel met elkaar zo veel mogelijk ideeën. Oordelen en kritiek leveren is niet toegestaan. In de idee-evaluatiefase mag je pas oordelen om de beste ideeën (oplossingen) te kiezen.

Je kunt ook deep democracy toepassen. Deep democracy gaat ervan uit dat de kwaliteit van het besluit het hoogst is als zowel de meerderheid als de minderheid is gehoord. Er is geen goed of fout. Alle gedragingen, gedachten en gevoelens doen ertoe. Tegenstellingen, zijn het startpunt van een creatief proces, vertelt Jitske Kramer ons in haar boek ‘Deep Democracy, De wijsheid van de minderheid’. Bij het besluit waar je kiest voor het standpunt van de meerderheid, voeg je de wijsheid van de minderheid toe. Zo is de kans dat de oplossingen breed gedragen worden het grootst.

Vergeet ook na de brainstormfase rond het vinden van oplossingen niet om collega’s weer om feedback en aanvullingen te vragen.

In een volgende sessie verwerk je de feedback van de collega’s weer en vul je de oplossingen waar nodig aan. Nu is het tijd om de oplossingen uit te werken naar een concreet plan. Elke oplossing waar je mee verder wilt gaan werk je nu verder uit naar:

• Beschikbare middelen: Wat is er al aanwezig binnen de organisatie aan tools, beleid talent, etc.;
• Benodigde middelen: wat mist er nog binnen de organisatie aan tools, beleid, talent, etc. ;
• Kosten: Wat kost het om de benodigde middelen in huis te halen? En wat zijn de kosten voor het uitvoeren van het Plan van Aanpak? Vergeet ook niet de kosten van medewerkersinzet mee te rekenen. Alle uren die aan (de uitvoer van) het Plan van Aanpak worden besteed zijn, zogezegd, niet facturabele uren;
• Tijdspad: Wat wordt op welk moment gedaan en wanneer is iets af of opgeleverd/gerealiseerd?
• Oplossingsmanager: Wie gaat de kar trekken en houdt de vinger aan de pols bij deze oplossing?

Ook na deze sessie is het weer van belang dat er feedback en input gevraagd wordt van de collega’s die niet deelnemen aan de werkgroep.

We hoeven je denk ik niet meer te vertellen dat je eerst de feedback en input van de collega’s gaat verwerken, voordat je een presentatie in elkaar zet om het Plan van Aanpak met iedereen binnen het team of organisatie te delen. Maak het Plan van Aanpak definitief en bepaal welke zaken het belangrijkst zijn voor de anderen om een goed beeld te krijgen van het Plan van Aanpak. Omdat je de collega’s gedurende het proces continu betrokken hebt, zal de presentatie geen grote verrassing zijn.

Organiseer een plenaire sessie, waarin je met elkaar de aftrap doet om samen te groeien naar een flow-organisatie. Dat mag best een feestelijk moment zijn. Je kunt bijvoorbeeld starten met een leuke korte workshop of oefening die te maken heeft met een oplossingsrichting. Bijvoorbeeld een mindset-workshop of -oefening.

Vervolgens geeft de werkgroep een presentatie over de bereikte doelen (uit de quick-wins bijvoorbeeld) en lopende plannen (het Plan van Aanpak). Ook hier kun je weer inventariseren wat er bij de collega’s opkomt aan feedback dat eerder nog niet aan bod heeft kunnen komen. Wees helder over wat voor soort feedback je hier wenst te ontvangen. Het is niet de bedoeling dat collega’s commentaar gaan leveren op zaken waar eerder in het proces ruim aandacht voor is geweest en waar ze hun input hadden kunnen geven. Inventariseer ook wat een eventuele volgende stap is en welke behoefte er in deze fase is ontstaan. Mogelijk is er al het een en ander in gang gezet en komen hier nieuwe dingen uit naar voren.

In het eerste artikel heb je inzicht gekregen in wat een flow organisatie is en hoe je een eerste stap kunt zetten om een flow-organisatie te worden. In dit artikel heb je kunnen lezen hoe je een Plan van Aanpak kunt maken om de juiste omstandigheden voor flow te creëren. In het volgende artikel (deel 3) nemen we je mee in welke flow-programma’s je in kunt zetten.