Het grote stappenplan richting een flow-organisatie – deel 3: Flow-programma’s

Je leest nu artikel 3 uit de serie van 5, waarin we het grote stappenplan richting een flow-organisatie voor je in kaart brengen.

In artikel 1 vertelden we meer over de eerste stap die je kunt zetten: de 0-meting, waarin je onderzoekt in hoeverre binnen jouw team of organisatie werken in flow mogelijk is en wat verbeterpunten kunnen zijn om de juiste omstandigheden te creëren voor flow.

In artikel 2 namen we je mee in het maken van een Plan van Aanpak, waaronder het concreet maken van een probleemstelling, het bedenken van oplossingen om tot verbetering te komen en hoe je deze verder uit kunt werken.

In dit artikel vertellen we meer over mogelijke flow-programma’s die je voor een aantal onderwerpen kunt zetten. In ons vorige artikel deelden we met jullie de grootste HR-uitdagingen van 2021. Dat deden we niet voor niets. In dit artikel geven we aan hoe je met de flow-programma’s deze uitdagingen aan kunt gaan. Zo maak je het inzetten van een flow-programma extra relevant: je werkt èn aan het bevorderen van flow èn je werkt aan oplossingen voor de grootste HR-uitdagingen van deze tijd. Zo zal je merken dat werken aan de juiste omstandigheden voor flow niet zo abstract is als het concept flow doet vermoeden, maar dat het juist heel praktisch en alledaags is.

Zelfsturing en Het Nieuwe Werken doet al geruime tijd z’n intrede. Je zou kunnen zeggen dat dit allemaal zo nieuw niet meer is. Toch was het bij veel organisaties nog niet of in beperkte mate opgetuigd. Covid-19 heeft hier een nieuwe boost aan gegeven. De impact op de samenwerking wordt inmiddels stevig zichtbaar, want hoe vind je op de juiste momenten de samenwerking als iedereen vanaf een andere plek en misschien zelfs wel andere tijd beschikbaar is?

Floooow heeft een programma ontwikkeld waarmee je met je team(s) een nieuwe werkbare samenwerkingsstructuur op gaat zetten. In drie sessies creëren we samen een praktisch plan om jou en je team terug op de koers richting gewenst succes te zetten. Wij hebben voor jou en jouw team een blauwdruk ontwikkeld die we op maat en naar behoefte invullen. Zo krijgen de verschillende thema’s die binnen het team of de organisatie spelen een plek in het programma.

Terugblik en vooruitblik
In deze eerste sessie kijken we samen terug en vooruit. Jij en je team delen de ervaringen die jullie hebben opgedaan met Het Nieuwe Werken tijdens COVID-19 en de impact die het heeft gehad op de samenwerking, de teamprestaties en de werk-privé balans, om vervolgens samen doelen te stellen waarmee je samen vooruit kunt.

Verdiepen en quick wins
In de tweede sessie maken we een verdiepingsslag. Jullie gaan aan de slag met oplossingen die op korte termijn zichtbaar en merkbaar zullen zijn en dus potentieel veel positieve impact hebben op jullie samenwerking en successen. Ons Floooow-Canvas werkt ondersteunend in deze sessie.

Route naar succes

Na een periode van circa 3-6 maanden gaan jullie in de derde sessie de resultaten van de gekozen oplossingen met elkaar delen. Wat is jullie ervaring? Welke oplossingen werken in de praktijk steengoed en wat kan bij nader inzien toch beter op een andere manier aangevlogen worden? In deze sessie maken we een routekaart om de verbinding en succes stevig in jullie dagelijkse praktijk te verankeren. Jullie nemen afscheid van wat niet werkt in de samenwerking om vol energie met nieuwe werkmethoden aan de slag te gaan.

Centraal staat de behoefte aan meer grip op werk om werkstress en ziekteverzuim (door bijvoorbeeld burn-out) te voorkomen. Voor jou als manager vaak een grote uitdaging om iedereen in het vizier te houden en te faciliteren naar behoefte. En de behoeften kunnen per medewerker verschillen. Maak dan gebruik van de sociale interactie door interactie te faciliteren.

Zet eens een spelmethode in waarin je je medewerkers beter leert kennen en zij elkaar beter leren kennen. Want als je elkaar echt goed kent, kun je ook beter signalen opvangen als een teamlid stress heeft of het leven even niet zo lekker loopt (op welk vlak dan ook).

Floooow heeft verschillende spellen ontwikkeld, waarmee je elkaar beter kunt leren kennen en begrijpen. Denk bijvoorbeeld aan het spel: ‘Wie ben ik?’, gebaseerd op het spel ‘Wie is het?’. De teamleden leren elkaar beter kennen door te raden welke uitspraak bij wie hoort, gebaseerd op de 8 factoren die flow binnen het team/de teams bevorderen.

Of doe eens een memoryspel, waarbij je gigantisch grote speelkaarten op de vloer moet omdraaien en je vragen met elkaar moet matchen en deze intussen met elkaar gaat beantwoorden. Zijn jullie fan van pubquizen? Ook daar hebben we een creatieve kijk op.

Feedbackgesprekken zijn voor veel organisaties en hun teams een blok aan het been. Iedereen weet dat het belangrijk is voor ontwikkeling, maar de structuur blijkt steeds niet te werken. Onze tip: maak het niet te groot, niet te formeel en bouw je gesprekscyclus in stappen op. Vindt eerst een methode met elkaar om het goede gesprek met elkaar te voeren. Koppel het beoordelen en belonen eerst los van de feedbackgesprekken en maak daar pas een project van als de feedbackgesprekken goed ingebed zijn.

Wij hanteren de volgende stappen om samen met directie en organisatie te werken aan een nieuwe feedbackmethode:

1. Bepaal vanuit de Directie de visie, uitgangspunten voor de cyclus en zet heldere kaders met elkaar neer.
2. Richt een klankbordgroep in waarin alle stakeholders vertegenwoordigd zijn en verken wat de verschillende inzichten en behoeften zijn (wat werkt al goed, wat is er nodig om vooruit te kunnen kijken, te leren en te ontwikkelen?). In deze fase verzamel je ideeën voor het ontwerp.
3. Ontwerp een prototype
4. Introduceer het prototype. Informeer de organisatie goed over de inzet, leidt leidinggevenden en medewerkers op en ga één gehele cyclus werken met de nieuwe aanpak.
5. Evalueer: verzamel inzichten en ervaringen en zet waar nodig de puntjes op de i.

Wat Floooow betreft mag er best wat lucht en creativiteit in de feedbackgesprekken zitten. Wij hebben goede ervaringen met het ontwikkelen van gespreksvormen die op verschillende manieren en naar behoefte ingezet kunnen worden. Niet elk team of medewerker is immers hetzelfde.

Goed en aantrekkelijk werkgeverschap: wat is dat eigenlijk? Als je aan de slag bent gegaan met de stappen naar een flow-organisatie, dan ben je al aardig op weg. Het doel van een flow-organisatie is immers om een goed en aantrekkelijk werkgever te zijn. Een organisatie waar flow ervaren kan worden is een organisatie waar medewerkers lekker in hun vel zitten, werkgeluk ervaren en zich fit en vitaal voelen, zowel fysiek als mentaal.

Bijkomend voordeel van het zijn van een flow-organisatie is dat je minder ongewenst personeelsverloop hebt. Medewerkers kunnen zichzelf zijn binnen de organisatie, kunnen hun talent benutten en zich ontwikkelen. Dat gaat natuurlijk niet geheel vanzelf. Je moet goed zicht hebben op de verschillende talenten en ambities van medewerkers om hier ook passend op in te spelen. En aan de andere kant is er nog een concurrerende markt die in de war for talent er alles aan doet om onder de aandacht te komen van jouw medewerkers. Een Strategische Personeelsplanning helpt je om zicht te houden op je strategie en doelen, welke inzet daarvoor nodig is, wat je daarvan al in huis hebt en wat je aan Werving & Selectie te doen hebt om in te kunnen spelen op je doelen en de markt.

Op weg naar een flow-organisatie heb je veel informatie voor je Strategische Personeelsplanning al verzameld. Je hebt bijvoorbeeld je missie, visie en kernwaarden scherp, je hebt doelen gesteld en je hebt als het goed is je toekomstscenario voor ogen.
Hiermee geef je niet alleen richting aan voor je medewerkers, je kunt het ook gebruiken voor het maken van een Strategische Personeelsplanning.

Onderzoek vervolgens wat de kenmerken en de kwaliteit van je huidige personeelsbestand zijn. Maak een vlootschouw om de prestaties en potentie van je medewerkers in kaart te brengen. Analyseer de instroom, doorstroom en uitstroom van voorgaande jaren en breng de ontwikkelingen van de markt in kaart, zodat je kunt bepalen wat je de komende jaren nodig hebt. Je hebt nu inzicht in de verschillen in wat je nodig hebt of wenst en wat je verwacht op termijn nodig te hebben. Hier kun je passend op inzetten door bijvoorbeeld je Werving & Selectiebeleid hierop af te stemmen, in te zetten op opleiding en ontwikkeling, et cetera.

Je bent nu over de helft met je stappen richting een flow-organisatie. En daarmee heb je flinke stappen gezet. En effectief: je bedekt je problemen en uitdagingen niet met een dun laagje oplossingen, maar pakt het aan bij de bron. Zo voorkom je dat dezelfde issues steeds weer boven water komen. Op (middel)lange termijn kan je dat alleen maar een heleboel opleveren: een hogere productiviteit, groter leervermogen, problemen worden makkelijker opgelost (medewerkers zijn innovatiever en creatiever) en onderaan de streep blijft er meer winst over. Tenminste…als je de verandering en inzet ook weet vast te houden. Daarover gaat het volgende artikel: stap 4 richting een flow organisatie.