Het grote stappenplan richting een flow-organisatie – deel 4: Borgen

In deze serie nemen we je mee richting een flow-organisatie. In de eerste drie stappen vertelden we je meer over hoe je:

1. eerst een 0-meting doet om te onderzoeken in hoeverre binnen jouw team of organisatie flow ervaren kan worden;
2. een plan van aanpak maakt, met het concreet  maken van de probleemstelling en het bedenken van oplossingen;
3. flow-programma’s kunt inzetten voor meer flow, gebaseerd op de belangrijkste HR-uitdagingen van 2021.

In dit artikel nemen we je mee hoe je flow kunt borgen in je organisatie.

Bij de 0-meting heb je al gebruik gemaakt van de inzichten van je team via de Flow-scan of een teamspel. Het Plan van Aanpak is opgesteld door je team. Bij het invullen van het canvas heeft het team samen bepaald wie oplossingsmanager is, oftewel: wie de kar gaat trekken en vinger aan de pols houdt. Het is raadzaam om het team continu te blijven betrekken in het proces.

Je hebt al gemerkt dat er veel kennis en kunde in het team zit. Maak daar gebruik van. Het zijn de veranderwensen van je team, zij hebben de oplossingen bedacht en hebben er een groot belang bij dat de verandering ook lukt, zodat zij vaker flow kunnen ervaren en met meer gemak en plezier productief en innovatief kunnen zijn. Hun welzijn wordt bevorderd.

Betrek je teamleden bij de verschillende stappen van het proces en vooral: informeer je medewerkers over wat er al is gerealiseerd, wat je met elkaar nog te doen hebt en hoe en wanneer je dat gaat doen. Goede communicatie is vaak de grootste uitdaging.

Hoewel flow een abstract concept is, is hoe je de juiste omstandigheden kunt creëren voor flow juist weer heel praktisch. Je kunt om flow te borgen in de organisatie dus je medewerkers trainen en coachen op de verschillende flowfactoren. Denk bijvoorbeeld aan een training feedback ontvangen en geven of een workshop om grip te houden op je werk (duidelijke doelen en focus). Of denk aan team coaching op het gebied van het bevorderen van psychologische veiligheid en zelfvertrouwen.

Vaak kun je gebruik maken van subsidies om leren en ontwikkelen te stimuleren. Ook kun je medewerkers coaching bieden op het gebied van persoonlijk leiderschap. Individueel kunnen zij ook veel invloed hebben op hun eigen flow ervaringen. Bijvoorbeeld door belemmerende overtuigingen en angsten te overwinnen, hun patronen aan te passen, meer zelfvertrouwen te ontwikkelen.

Allemaal praktische zaken waar je waarschijnlijk toch al budget voor hebt, maar nog geen stevige koppeling hebt gemaakt met het bevorderen van flow.

Om het bevorderen van flow binnen alle onderdelen van de organisatie te kunnen borgen kan HR een globaal implementatieplan maken met een (beperkte) Personele Implicatie Matrix (PIM), gebaseerd op de PIM van Noomen. Hieronder vind je een voorbeeld van zo’n PIM. De (aan te pakken) flow factoren zou je kunnen beschouwen als dominante thema’s. Deze staan bovenaan op de horizontale lijn.

Op de verticale lijn staan de verschillende HR-instrumenten van instroom, naar doorstroom, tot en met uitstroom. Door een PIM te maken heb je een goed overzicht hoe je de verschillende thema’s kunt borgen in je beleid en uitvoering.

Het overzicht, zoals hieronder weergegeven, is een globale indicatie en is als voorbeeld bedoeld en is dus niet compleet.

Voor elke organisatie zal het inzetten van de HR-instrumenten maatwerk zijn. In algemene zin is het van belang dat de organisatie bij het bevorderen van flow, aandacht besteedt aan de flow factoren, waar nodig veranderingen inzet en deze veranderingen borgt in het HR-instrumentarium. Om het gewenste gedrag en de veranderingen te borgen in het gehele in-, door- en uitstroomproces zal het HR-instrumentarium gebundeld ingezet moeten worden.

Lees ook: 5 tips om je werkoverleg te innoveren

Bijvoorbeeld:

Om flow te bevorderen kan het nodig zijn dat er een nieuwe missie, visie en strategie uitgeschreven wordt. Een nieuwe missie, visie en cultuur kan vragen om een andere manier van leiderschap en andere competenties van medewerkers om de organisatiedoelstellingen te kunnen behalen. Zulke veranderingen vragen om aanpassingen in de functiebeschrijvingen (geven de functiebeschrijvingen voldoende ruimte voor autonomie en eigenaarschap ten aanzien van het werk?) en de beloningssystematiek (objectief en onbevooroordeeld handelen ten opzichte van medewerkers).

Om voldoende uitdaging te (kunnen blijven) bieden aan haar medewerkers kan HR op tactisch niveau een strategisch personeelsplan opzetten. Op operationeel niveau kan HR inventariseren wat de gewenste ambities van haar medewerkers zijn. De inventarisatie kan plaatsvinden door gesprekken te voeren met de medewerkers en door bijvoorbeeld het ondersteunen van de leidinggevende bij functionerings- en beoordelingsgesprekken (feedback, erkenning en waardering geven). Vervolgens kan HR de medewerkers in hun talent of ambitie ondersteunen door begeleidingsgesprekken te voeren en inlichting of advies geven bij het opstellen van een persoonlijk leiderschap ontwikkelplan (PLO), de opleidingsbehoefte inventariseren, opleidingsplannen opstellen en adviseren bij loopbaanplannen.

De o staat voor operationeel niveau: het gaat hier om doen/toepassen.
De t staat voor tactisch niveau: het gaat hier om het ontwerpen en herontwerpen van instrumenten.

Om flow te borgen kun je gebruik maken van de kracht en input van je teams. Zet hun kennis en inzicht ten aanzien van de verbeterpunten om meer flow in je organisatie of team te brengen. Besteed eveneens veel aandacht aan leren en ontwikkelen, zodat je medewerkers zich capabel voelen om zelf ook flow aan te wakkeren. En tot slot: (her)schrijf je beleid op basis van de (te versterken) flowfactoren.

Verandering houden nooit op. Er zijn altijd wel omstandigheden die invloed hebben op je manier van werken. Denk aan: veranderende wet- en regelgeving, en veranderende markt en ook veranderingen bij en onder je medewerkers. Daarom vertellen we in het laatste artikel van deze reeks over hoe je continu kunt verbeteren.