Het Nieuwe Samenwerken

Het Nieuwe Werken (werken waar en wanneer je wilt) lijkt een nieuwe boost te hebben gekregen tijdens COVID-19. De term hybride werken (gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor werken) wordt steeds meer ons uitgangspunt. Het hybride werken heeft zowel voor- als nadelen. Uit het onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid bleek dat mensen minder werkplezier ervaren nu het thuiswerken zo sterk toegenomen is. Een van de belangrijkste oorzaken is dat het contact met collega’s sterk gemist wordt. Hoe kun je vanuit HR en management de voordelen van het hybride werken versterken en de nadelen ervan verkleinen? En sterker nog: hoe kun je flow binnen je team organisatie bevorderen met het hybride werken? In dit artikel reiken we je suggesties aan om een functionele structuur en beleid te ontwikkelen. Want terug naar het oude normaal gaan we niet meer is de algehele verwachting.

Voor- en nadelen van hybride werken

Het Kennisinstituut voor Mobiliteit (KIM) beschrijft in haar onderzoeksrapport verschillende voor- en nadelen van meer thuis en minder op kantoor werken.

Ervaren voordelen
Medewerkers hoeven minder te reizen voor hun werk, wat tijd en kosten bespaart. Bovendien leidt het hybride werken tot meer autonomie en zelforganisatie: medewerkers delen hun eigen tijd in en kunnen taken meer naar eigen inzicht afwisselen met andere taken. Een deel van de medewerkers wordt minder afgeleid, wat de focus en concentratie ten goede komt. Bij sommige organisaties lijkt de productiviteit bij meer thuiswerken gestegen. Dit is vooral het geval bij organisaties die hun medewerkers goed ondersteunen met goede communicatie en het faciliteren van een goede thuiswerkplek. Bij grote werkgevers is het beeld over de productiviteit doorgaans positiever dan bij het MKB

Ervaren nadelen:
Het grootste nadeel dat ervaren wordt is toch wel het missen van collega’s. Hoewel het praatje aan het bureau de focus en concentratie vaak verstoort, heeft het contact met collega’s op de werkvloer ook zo z’n voordelen. Het sociale aspect bijvoorbeeld. Wanneer collega’s elkaar regelmatig op de werkvloer zien en spreken, valt het beter op of die ene collega goed in z’n vel zit of niet. Wanneer er zorgen of frustraties zijn (zakelijk of privé), wordt dat eerder door collega’s opgemerkt en kunnen collega’s elkaar beter ondersteunen. De eenzaamheid onder medewerkers neemt toe. Het praatje pot mist. Gesprekken over de vakantie of het weekend gaan aan het bureau vaak op natuurlijke wijze over naar werkzaken. Er zit een soort natuurlijke balans in, die bovendien zorgt voor enige sociale controle. Het zorgt ervoor dat je met elkaar de balans vindt tussen werken en ontspannen. Medewerkers die thuiswerken zijn geneigd te veel door te slaan in het een of het ander. En dat doorslaan kan leiden tot een burn-out of bore-out. De werk-/privébalans raakt verstoord.

Waar sommige mensen juist meer concentratie en voldoende werkplezier ervaren wanneer ze thuis of met minder mensen op kantoor werken, ervaren anderen juist een gebrek hieraan. Uit het rapport van KIM blijkt dat Millennials minder plezier ervaren en vaker last hebben van fysieke en psychische klachten. Baanonzekerheid en een verminderd activiteitenpatroon leidt tot meer stress en ontevredenheid. De prestatiedruk die ze ervaren doet ook nog een duit in het zakje.

Mensen die hun werk combineren met zorgtaken kunnen zich ook minder concentreren op hun werk en ervaren minder werkplezier bij meer thuiswerken. En ook alleenstaanden ervaren minder werkplezier en voelen zich meer eenzaam. Blijkbaar zijn het toch nog vooral vrouwen die de meeste zorgtaken op zich nemen. Vrouwen ervaren minder werkplezier dan mannen bij het thuiswerken en hebben meer last van stress en spanning.

Het nieuwe samenwerken kent verschillende behoeften

Nationale Nederlanden heeft de verschillende behoeften van verschillende groepen thuiswerkers met elkaar vergeleken en het KIM heeft de belangrijkste inzichten die hierin naar voren kwamen beschreven:

Millenials
Thuiswerkers tot 34 jaar (Millennials) missen vooral de sociale interactie. Zij hebben vooral behoefte aan flexibele werktijden en focus op het werk is een belangrijk punt van aandacht. Wist je trouwens dat deze groep, ook ruim vóór coronatijd, erg gevoelig is voor burn-out gerelateerde klachten? 1 op de 5 Millenials heeft hier last van. Het is dus belangrijk voor HR en management om hier aandacht aan te besteden.

Alleenstaanden
Ook alleenstaanden hebben behoefte aan sociale interactie en vinden online mogelijkheden voor goede samenwerking belangrijk. Ook hebben zij behoefte aan updates van het management over de impact van de verandering.

Medewerkers met kinderen
Flexibele werktijden om zorg- en werktaken te combineren is de belangrijkste behoefte van deze groep werkenden. Ook onlinemogelijkheden voor samenwerking vinden zij belangrijk en ook zij hebben behoefte aan updates van het management over de situatie en ontwikkelingen.

55-plussers
Deze groep heeft vooral behoefte aan technische ondersteuning bij thuiswerken, zegt het KIM. Ook een ergonomische werkplek en hulpmiddelen voor samenwerken zijn voor deze medewerkers cruciaal.

Medewerkers met mentale klachten
Behalve fit blijven en behoefte aan mentale ondersteuning, hebben medewerkers met mentale klachten vooral ook behoefte aan sociale interactie, flexibele werktijden en hulpmiddelen voor samenwerking. Updates van het management zijn voor hen minder van belang. Mogelijk omdat hun hoofd al vol genoeg zit.

Nu we de verschillende behoeften inzichtelijk hebben kunnen we ook kijken hoe de organisatie de communicatie, structuur en het beleid het beste kan (her)inrichten om flexibel samenwerken met al die verschillende behoeften beter mogelijk te maken en zelfs flexibel in flow te kunnen werken.

Samen flexibel in flow werken

Je hebt kunnen lezen dat het hybride werken zowel voor- als nadelen heeft. En dat er verschillende behoeften zijn om tot meer werkplezier, een goede mentale gezondheid en een hoge productiviteit te komen. Door rekening te houden met de voor- en nadelen en verschillende behoeften van je medewerkers kun je samenwerken in flow mogelijk maken. Met elkaar kun je de juiste omstandigheden creëren, waarmee je niet alleen de samenwerking bevordert, maar ook de productiviteit, innovatie en het leervermogen verhoogt. Bovendien zorgt flow ervoor dat het welzijn van medewerkers wordt bevordert, waardoor de kans op verzuim afneemt.

Medewerkersgroepen betrekken
Niet alleen zijn er verschillende groepen medewerkers met verschillende behoeften werkzaam in een organisatie, ook organisaties verschillen van elkaar wat betreft cultuur, structuur, organisatiegrootte, enzovoorts. Flexibel leren samenwerken is dan ook maatwerk. Ons advies is om de verschillende medewerkersgroepen te betrekken bij de vernieuwing en ontwikkeling van een nieuwe (communicatie)structuur en beleid. Start een projectteam op waar de verschillende gremia in vertegenwoordigd zijn. Medewerkers ervaren hierdoor meer autonomie, wat bevorderend werkt voor flow en daarmee voor het werkplezier, het welzijn van medewerkers en de productiviteit. Bovendien kunnen zij de behoefte van hun groep beter analyseren en kunnen oplossingen aandragen. Ze staan namelijk dagelijks midden in het werkveld. Samen kun je zoeken naar een nieuwe structuur, nieuw beleid en het maken van nieuwe afspraken.

Faciliteren in flexibele werktijden
Wanneer je flexibele werktijden gaat hanteren, houdt dan rekening met de verschillende effecten en behoeften. Niet elke medewerkers heeft dezelfde behoefte aan autonomie en vaart even goed op volledige vrijheid. Het is van belang je medewerkers daar goed in te begeleiden en te faciliteren.

Maak duidelijke afspraken en geef kaders mee. Bijvoorbeeld dat vrije tijd ook echt vrije tijd is en hoeveel aansluitende uren rust er minimaal tussen het werk moet zitten om ook voldoende op te laden en te ontfocussen. Dit komt ten goede van de focus en concentratie en productiviteit. Op het moment dat we in rusttoestand zijn en niet bewust nadenken, dan schakelt ons brein namelijk over op het defaultnetwerk. Het defaultnetwerk is een gebied in onze hersenen waarin herinneringen en al onze waarnemingen waar we ons niet direct bewust van zijn worden vastgelegd. In rusttoestand maakt ons brein via dat netwerk allerlei creatieve verbindingen tussen alle herinneringen die daar liggen opgeslagen. En die herinneringen kunnen gebruikt worden voor nieuwe ideeën en oplossingen. Wil je meer lezen over de effecten van rust op het brein, de productiviteit en creativiteit, lees dan eens Rust in uitvoering van Alex Soojung-Kim Pang.

Zorg er ook voor dat de doelen en deadlines helder zijn en dat het duidelijk is welke output verwacht wordt, zodat medewerkers binnen die kaders de vrijheid hebben om hun werkzaamheden zelf in te richten. Ga daarbij niet uit van een productiviteit van 8 uur per dag op basis van fulltime werken. Op kantoor zijn mensen ook niet de volle 8 uur productief. Er worden immers ook zinvolle praatjes gemaakt. Je zou bijvoorbeeld uit kunnen gaan van een productiviteit van 6 uur per dag, waarbij het brein niet continu gefocust is en er voldoende afwisseling van werkzaamheden is. De overige twee uur kunnen dan besteed worden aan sociale interactie met collega’s. Houd er rekening mee dat niet iedereen even goed is in plannen en structureren en faciliteer daarin naar behoefte. Een gebrek aan structuur heeft namelijk impact op de mentale gezondheid. Dat kost wat investering in tijd en aandacht, maar verdient zich dubbel en dwars terug met een hogere productiviteit en een lager verzuim.

Maak bovendien nieuw beleid voor werkplekinrichting en vergeet daarin niet nieuwe kosten op te nemen. Medewerkers hebben weliswaar minder reiskosten, maar daarentegen schieten de energie- en stookkosten thuis omhoog. Het is reëel om daarin te compenseren.

Ontwikkeling faciliteren

Ook opleidings- en ontwikkelingsbeleid mag opnieuw onder de loep genomen worden. Inmiddels hebben verschillende opleidingsinstanties en trainingsbureaus hun aanbod aangepast op het hybride werken. Het is een periode logisch geweest dat opleiding en ontwikkeling even uitgesteld werd, maar daar zitten grenzen aan. Medewerkers hebben structuur en perspectief nodig en opleiding en ontwikkeling draagt daaraan bij. Bovendien vraagt het hybride werken om sterk persoonlijk leiderschap en juist nu is er meer behoefte aan coaching om geconditioneerde patronen te en belemmerende overtuigingen te doorbreken en meer zelfvertrouwen te krijgen. Dat is goed voor de mentale weerstand.

Verbondenheid creëren

De grootste uitdaging voor werkgevers is verbondenheid blijven creëren. Om dit te bewerkstelligen zou je kunnen sturen op persoonlijk leiderschap en samenwerken. Als leidinggevende en HR kun je niet alles tegelijk in het vizier houden. Jij bent immers ook medewerker van de organisatie en het hybride werken betekent ook voor jou de balans tussen werk en privé opnieuw bijstellen. En een team of organisatie heeft nu eenmaal meer aan een HR of manager die de boel kan blijven overzien en in goede banen kan leiden dan iemand die op punt van instorten staat. Creëer meer informeel leiderschap of koppel medewerkers aan elkaar die elkaars buddy kunnen zijn of elkaar “accountable” kunnen houden.

Ook het virtueel co-worken kan gestimuleerd worden. Collega’s loggen samen online in, vertellen elkaar bij de start van de werkdag wat ze van plan zijn om te gaan doen en gaan vervolgens voor bepaalde tijd gefocust aan de slag. Ze nemen samen op afgesproken tijden pauze en bespreken tussentijds wat ze gedaan hebben, wat ze nog te doen hebben en waar ze tegenaan lopen. Ze kunnen elkaar verder helpen en zijn elkaars stok achter de deur. Sociale interactie en sociale controle in één.

Blijf ook aandacht houden voor bijzondere momenten zoals verjaardagen, jubilea en het vieren van successen en levensgebeurtenissen. De interactieve workshops en pubquizen zijn ook online van grote waarde. Collega’s kunnen elkaar op ludieke wijze beter leren kennen, inzichten kunnen verschaft worden en goede gesprekken kunnen ook online nog steeds prima gevoerd worden. Het vraagt alleen een andere manier van organiseren, maar veel partijen, waaronder Floooow, zijn daar in korte tijd heel erg ervaren in geworden.

Communiceren en experimenteren
De projectgroep kan ook een belangrijke rol vervullen in de communicatie. Zo kan de projectgroep de collega’s informeren over de ontwikkelingen door continu een terugkoppeling te geven aan de teamleden wat er tijdens projectsessies besproken en besloten is. Bovendien heeft de projectgroep de belangrijke taak om input bij de teamleden op te vragen, zodat de ontwikkelingen breed gedragen worden. De projectgroep kan echter het management niet vervangen als het gaat om communicatie. Het blijft belangrijk dat het management zichtbaar is en regelmatig de ontwikkelingen en de impact van die ontwikkelingen deelt. Vooral in perioden van veel verandering met hoge impact, maar ook wanneer er weinig te melden is kan een online-medewerkersbijeenkomst met een sterk sociaal karakter heel waardevol zijn voor het psychologisch gevoel van veiligheid.


En tot slot: blijf met elkaar experimenteren en ontdek samen wat werkt en wat niet werkt. Wees daar open over en communiceer hier regelmatig over. Wijsheid wordt geboren waar fouten gemaakt (mogen) worden. Kwetsbaar durven zijn getuigd van moed, lef en kracht en daar wil je als organisatie alleen maar meer van, toch?

In flow met hybride werken

Inmiddels hebben we in dit artikel al heel wat factoren de revue laten passeren die flow bevorderen, zoals: focus en concentratie, duidelijke doelen, uitdaging en vaardigheden in balans houden, veiligheid & zelfvertrouwen en het loskomen van geconditioneerde patronen en belemmerende overtuigingen. Met een goede aanpak kun je je team flexibel in flow laten werken. En wie weet ontstaat er dan een nieuw begrip: Het Nieuwe Samenwerken 😉

Wil je meer weten over flexibel in flow werken? Vraag dan hier de brochure Flexibel met flow aan of plan een intake met ons in om iets voor jullie op maat te maken.

Lees de laatste artikelen:

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *