Hoe maak je feedbackgesprekken eenvoudiger, efficiënter en leuker?

Het voeren van feedbackgesprekken is voor veel leidinggevenden en medewerkers een worsteling. De feedbackformulieren met bijbehorende handboeken zijn vaak goed doordacht, maar niet makkelijk in gebruik. De tijd ontbreekt vaak om goede gesprekken te voeren, want we zijn al zo druk en dus worden de gesprekken vaak een moetje. En om die moetjes hangt vaak veel spanning en ruis. Feedbackgesprekken voelen dan veelal als een beoordeling, terwijl wat je eigenlijk wilt bereiken is:

• Weten wat er leeft bij je medewerkers: hoe is de werk-/privébalans? Zitten ze nog lekker in hun vel? Hiermee kun je onnodig verzuim voorkomen.
• Dat medewerkers bezig blijven met hun eigen ontwikkeling om duurzaam inzetbaar te zijn en te blijven.
• Medewerkers kunnen coachen en begeleiden in hun ontwikkeling: wat hebben ze daarvoor van jou of de organisatie nodig? Wat hebben ze zelf te doen?
• Kunnen terugblikken en vooruitblikken: worden de doelen gehaald? Moet er nog iets bijgesteld worden om goede resultaten te behalen?
• Ongewenst personeelsverloop voorkomen door in te kunnen spelen op de potentie en prestaties van je medewerkers.

En bovenstaande bereik je niet als je 1 keer per jaar een “functionerings-moetje” er tussendoor gooit. Dus voorkom deze energieverspilling van jou en je medewerkers en maak gesprekken eenvoudiger, efficiënter en leuker.

Nee, je hoeft de formele frequentie van je functioneringsgesprekken niet op te voeren. Blik eens terug op afgelopen weken: hoe vaak heb je je medewerkers tussendoor gesproken? Na een (online) overleg, bij de koffie, voorafgaand aan een klantgesprek of welk contactmoment tussendoor ook. Die momenten zijn heel erg waardevol, want ook op die momenten wordt er veelal gesproken over hoe het gaat met iemand, met een project, wat iemands dromen of wensen zijn, enzovoorts. We zijn dit soort momenten alleen als zo dagdagelijks normaal gaan beschouwen dat we de schat aan informatie niet meer zien. Houd deze gesprekken open en simpel en noteer belangrijke feitjes en kom daar op een ander informeel moment weer op terug. Heeft iemand zijdelings laten vallen wel eens een training of opleiding te willen doen? Doe daar dan iets mee. Merk je dat iemands werk/privé wat uit balans is of ligt er op het moment te veel op iemands bordje? Houd het samen in de gaten en spreek elkaar wat vaker om in te kunnen schatten of het een piekmoment is of dat het langdurig gaat worden. Door meer bewust aanwezig te zijn bij de informele gesprekjes en waar nodig aantekeningen te maken voorkom je dat zaken te groot worden en de formele feedbackgesprekken lang en zwaar. Wil je na een half jaar toch ook een formeel feedbackgesprek voeren (sommige medewerkers vinden dat ook een prettige houvast), dan hangt er geen spanning omheen, wordt het gesprek eenvoudiger, leuker en het kost minder tijd.

Door je gesprekken in spelvorm te gieten worden de gesprekken niet alleen leuker en eenvoudiger, je gesprekken krijgen ook meer diepgang. Een spel spelen geeft vaak meer lucht om openhartiger over bepaalde onderwerpen te spreken.

Een voorbeeld van een spelvorm is ons spel Flowtet. Je kunt het spel met een team spelen, maar je kunt het ook gebruiken als kletspot: pak blind een kaart en bespreek het onderwerp en de vraag die op de kaart staat. De meest gehoorde reactie na het pakken van zo’n kaart: “Nou jaaaaa, dat is ook toevallig! Dat ik nu net deze kaart moet pakken!”. Misschien bestaat toeval wel niet en is juist dat onderwerp dat besproken moet worden 😉

Of je kiest als leidinggevende een kaart uit die je graag met de medewerker wilt bespreken of vraagt de medeweker een kaart te kiezen die hij of zij graag eens met je bespreekt. De houvast van een kaart voelt vaak minder beladen en daardoor veiliger.

Andere manieren om op een eenvoudige en leuke manier feedback aan elkaar te geven kunnen zijn:

• Dobbelen: gebruik een dobbelsteen met insteekvakken en stop daar kaarten in met leuke vragen of onderwerpen om te bespreken. Zie voorbeeldfoto, zoals te koop bij o.a. Bol.com.

• Maak een happertje: dat ken je vast nog wel van vroeger. Je vouwt een papiertje tot een happertje, je laat de ander een getal onder de tien noemen, beweegt het happertje dat aantal keer en je vraagt welk icoontje of plaatje iemand kiest. Onder dat icoontje of plaatje staat dan een vraag die de ander mag beantwoorden. Weet je niet meer hoe je zo’n happertje moet vouwen, kijk dan eens op de wiki-how of kijk eens op Pinterest, zoals bij dit voorbeeld van Entoen.tv.

• Lootje trekken: noteer feedbackvragen op een papiertje en stop ze in een pot. Je kunt ook je teamleden vragen om feedbackvragen op een papiertje te zetten en toe te voegen aan de pot. Tijdens het gesprek trek je lootjes en bespreek je de feedbackvraag die je voor je krijgt.